Questions fréquentes sur le logiciel de gestion

Est-ce que je peux essayer gratuitement SolutionCondo.com ?

Il est possible d’essayer gratuitement SolutionCondo.com et cela ne prend que quelques minutes. Un syndicat avec des données aléatoires sera créé pour vous. La procédure pour accéder à votre syndicat d’essai est disponible à l’adresse suivante.

Est-ce que le logicie de gestion de SolutionCondo.com me permet de faire la comptabilité de mon syndicat de copropriété en ligne ?

Oui, les modules comptables de SolutionCondo.com sont complets et permettent de faire vos budgets prévisionnels et vos états financiers en ligne. Ces modules sont conformes avec les principes comptables.

Est-il possible d'extraire de l'application des documents que nous générerons avec les modules de SolutionCondo.com ?

Oui, les modules de gestion SolutionCondo.com vous permettent de générer des fichiers PDF à partir des informations contenues dans le logiciel de gestion.

Lorsque notre syndicat de copropriétaires s'inscrit à SolutionCondo.com, est-ce que tous les copropriétaires peuvent y avoir accès ?

Oui, tous les copropriétaires auront accès au logiciel de gestion SolutionCondo.com. Pour accéder au syndicat, ils devront posséder le CondoPass qui leur aura été remis par leur administrateur ou qui leur aura été envoyé par courriel. Les copropriétaires auront alors un accès en lecture seulement.

Comment pouvons-nous rendre disponible nos documents des années antérieures à tous les copropriétaires de notre copropriété?

Si vous avez des versions numérisées (.doc, .xls, .pdf, etc.), vous pourrrez les télécharger sur l'Intranet de votre syndicat de copropriété.

Par exemple, si vous voulez rendre disponible le budget de 2008, il vous suffira de vous rendre dans la section «Gestion des budgets», de sélectionner l'année 2008 et d'ajouter la version numérisée de votre budget.

Qu’est-ce qu’un CondoPass?

Un CondoPass est un code d’identification unique qui vous permettra de faire le lien vers l’Intranet privé que votre administrateur a créé pour votre syndicat. Suite à la création de l’Intranet, votre administrateur vous enverra votre CondoPass soit par courriel ou il vous enverra une lettre le contenant. Vous devrez ensuite aller sur le site Internet www.SolutionCondo.com puis suivre la procédure suivante :

1. Créez-vous un profil de membre.
2. Allez dans votre boîte de courriel et cliquez sur le lien qui est dans le courriel envoyé par SolutionCondo.com. Il permet d’activer votre compte.
3. Retourner sur SolutionCondo.com et connectez-vous au logiciel comme membre.
4. Dans la fenêtre qui apparaîtra à l’écran, cliquez dans la section servant à l’inscription d’un copropriétaire.
5. Inscrivez le CondoPASS qui vous a été remis dans le champ approprié.
6. Sélectionner le type de propriétaire que vous êtes (propriétaire-occupant ou avec un locataire).
7. Cliquez sur le bouton « Confirmer les informations » afin de compléter l’inscription.
8. Vous aurez ensuite accès à l’Intranet de votre syndicat.

Est-ce que l’entreprise derrière SolutionCondo.com est fiable et demeurera en affaires pour nous offrir l’accès au logiciel web?

L’entreprise qui offre le logiciel web pour la gestion autonome « SolutionCondo.com » est Web Estate Management Inc. L’entreprise a été fondée en 2007 par une équipe de professionnels. Elle est composés d’expert comptables (CA, CMA), de développeurs logiciel et peut compter sur l'appui de plusieurs spécialistes issus du milieu des affaires et de la construction. Depuis 2009, l’entreprise est en croissance, vu la demande pour son logiciel web et son expertise en gestion.

Elle offre même depuis juin 2009 un service de gestion professionnel qui permet aux clients n’étant pas certains d’aimer ou d’avoir le temps minimal requis pour faire une gestion autonome de bénéficier d’un service de gestion qui sera fait par des experts. Ces copropriétés bénéficient tout de même, sans frais additionnel, de l’Intranet de SolutionCondo.com afin de faciliter la communication aux copropriétaires et d’assurer la transparence de la gestion. Ainsi, si un jour les copropriétaires souhaitent économiser en frais de gestion, ils pourront continuer à gérer leur syndicat eux-mêmes sans avoir à changer la structure de gestion et devoir repartir à zéro. C’est un énorme avantage qu’offre SolutionCondo.com et que tous les clients actuels apprécient.

Comme vous pouvez voir, nous comblons un réel besoin dans le marché de la copropriété, car nous offrons plusieurs options pour la gestion de votre syndicat de copropriété. Nous sommes à l’écoute de nos clients pour leurs offrir ce qu’ils veulent vraiment et ce à tout moment dans le cycle de vie de leur immeuble. Que vous souhaitiez faire une gestion autonome ou avoir recours au services d’un gestionnaire professionnel, SolutionCondo.com est là pour vous et ce, pour longtemps.

Qu’est-ce qu’un Intranet privé?

Le logiciel de gestion de SolutionCondo.com crée un Intranet privé. Il s’agit d’un lieu réservé exclusivement pour la gestion et l’administration de votre syndicat de copropriété et qui uniquement accessible par les copropriétaires de votre immeuble. C’est en entrant dans cet Intranet privé que vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités qui faciliteront la gestion de l’immeuble et la communication entre les copropriétaires.

Qu’est-ce que je dois faire pour accédez à l’Intranet privé de mon syndicat ?

Le logiciel web de SolutionCondo.com crée un Intranet privé. Il s’agit d’un lieu réservé exclusivement pour la gestion et l’administration de votre syndicat de copropriété et qui uniquement accessible par les copropriétaires de votre immeuble. C’est en entrant dans cet Intranet privé que vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités qui faciliteront la gestion de l’immeuble et la communication entre les copropriétaires.

Vous trouverez la procédure à suivre dans le « Guide de démarrage » qui est accessible sur la page d’accueil de SolutionCondo.com.

Avons-nous les compétences pour faire la gestion d’un syndicat de copropriété ?

Oui, la gestion autonome de votre syndicat de copropriété est possible.

En effet, bien que la gestion de l’immeuble puisse être donnée en sous-traitance à une firme de gestion externe, il n’en demeure pas moins que ce sont les copropriétaires qui doivent prendre les décisions relativement à la gestion de l’immeuble. En effet, le gestionnaire externe est là pour fournir des informations qui permettront aux copropriétaires sur le conseil d’administration de prendre de bonnes décisions. Par contre, ultimement, il n’en demeure pas moins que ce sont les copropriétaires qui prennent les décisions.

Tout comme pour une maison, un bon entretien est une question de jugement et dépend de la capacité à engager les bonnes personnes pour faire les travaux sur l’immeuble. Par conséquent, avec les bons outils et les bonnes sources d’information, tout le monde est en mesure de gérez un immeuble en copropriété.

En somme, l’avantage d’utiliser le logiciel web de SolutionCondo.com est de permettre au conseil d’administration, via les outils de communication et de collaboration, de bénéficier des connaissances des copropriétaires habitant l’immeuble et qui ont tous un bagage d’expérience différent qui peut être utile. De plus, via le « Blogue de la copropriété », nos collaborateurs vous fournissent des informations pertinentes pour vous aider dans la gestion autonome.

Pour quelle taille de syndicat la gestion autonome est-elle possible ?

La gestion autonome est possible pour les syndicats de toute taille, tant petit que grand. Beaucoup de syndicats de petite taille (moins de 15 unités) font une gestion autonome par la force des choses, car ils ne sont pas suffisamment gros pour qu’un gestionnaire externe souhaite prendre le contrat de leur immeuble en charge. La gestion autonome est donc la seule alternative possible.

Pour les syndicats de plus de 15 unités, il est toujours possible d’avoir recours à un gestionnaire externe pour faciliter la gestion de l’immeuble. Par contre, il faut débourser entre 25$ et 35$ par condo par mois pour avoir recours à ce genre de service. Par conséquent, c’est ce qui explique que des copropriétaires préfèreront faire une gestion autonome afin d’économiser des sommes importantes qu’ils pourront plutôt mettre dans leur fonds de prévoyances ou conserver dans leurs poches.

Peu importe la taille de votre immeuble, le logiciel web de SolutionCondo.com vous aidera dans la gestion autonome de votre immeuble. Par ailleurs, notre prix étant basé en fonction du nombre d’unité de condo dans votre immeuble, l’utilisation du logiciel est tout autant accessible pour les petits syndicats que pour les grands.

Qu’est-ce qui arrivera si aucun copropriétaire ne veut faire de gestion autonome dans le futur ?

SolutionCondo.com étant à l’écoute de sa clientèle, nous avons développé un service de gestion exécuté par des professionnels (CA, CMA) et qui pourra prendre le contrat de gestion externe pour une année ou plus. Le service est dispensé par des professionnels d’expérience et vous permettra de palier au manque temporaire ou permanent de ressources pour s’occuper de la gestion de l’immeuble.

Par ailleurs, notre service de gestion externe vous donnera tout de même accès à l’Intranet privé du logiciel web de SolutionCondo.com. Par conséquent, bien que vous engagiez une entreprise externe pour faire la gestion pour un certain temps, vous aurez les mêmes repères visuels et les mêmes bénéfices liés à une gestion transparente.

De plus, vous aurez toujours la possibilité de revenir vers une gestion autonome dans une année subséquente et toutes les informations cumulées dans l’Intranet privé de votre immeuble seront à jour. Il s’agit d’un service exclusif offert par SolutionCondo.com.