Approbation des paiements en copropriété : bonnes pratiques et sécurité avant tout

Dans un contexte de gestion rigoureuse des finances en copropriété, l’approbation des paiements fournisseurs doit s’appuyer sur des mesures de contrôle solides, bien établies et sécuritaires.

Chez SolutionCondo, nous rappelons l’importance d’appliquer une vigilance constante dans la gestion des comptes fournisseurs, particulièrement en période de risques accrus de fraudes.

1. Des mesures de contrôle à renforcer au quotidien

Parmi les pratiques clés à adopter :

• Contrôler régulièrement les paiements, et surtout ne pas attendre les fins de mois pour tout valider.
• Mettre en place une double approbation pour les paiements à effectuer : une première validation par le gestionnaire, suivie d’une approbation par les personnes autorisées du syndicat via UpperBee.
• Limiter les accès au strict minimum nécessaire : chaque utilisateur ne devrait avoir accès qu’aux fonctions dont il a besoin.
• Documenter clairement qui peut approuver, valider ou autoriser un paiement.
• Faire la conciliation bancaire mensuellement, un geste simple mais puissant pour détecter rapidement toute transaction frauduleuse.
• Révision périodique des droits d’accès à vos renseignements financiers : il faut s’assurer que seules les personnes dûment autorisées à accéder aux transactions bancaires et à les autoriser, le cas échéant, soient configurées dans votre portail bancaire.

• Mise à jour des signataires au compte bancaire du syndicat : dès qu’un changement survient au sein du conseil d’administration (élection, départ ou remplacement d’un administrateur), les signataires autorisés doivent être mis à jour sans délai. Bien que ces démarches administratives puissent être perçues comme lourdes, elles sont essentielles pour assurer un contrôle adéquat des paiements. Retirer toute personne qui n’est plus autorisée à signer ou approuver des transactions constitue une mesure clé de prévention de la fraude.

Ces processus doivent être paramétrés correctement dès la configuration des comptes fournisseurs. Le paramétrage doit inclure des niveaux de permissions distincts et des règles d’approbation claires.

2. UpperBee Pay : un outil pour sécuriser les paiements

La plateforme UpperBee, que nous utilisons, offre plusieurs fonctionnalités pour encadrer les processus de paiement :

• Activation du mode de double signature pour les comptes de syndicats.
• Gestion fine des approbateurs (technicien, gestionnaire, membres du conseil d’administration).
• Apparition contextuelle du bouton « Approbation » seulement lorsqu’un paiement est prêt à être validé.
• Alertes (pop-up) pour inciter à compléter les approbations dans les délais.

Pour les syndicats de copropriété en autogestion, l’utilisation d’UpperBee Pay permet d’encadrer les paiements avec la même rigueur que dans les modèles de gestion déléguée.

3. Rappel sur les délais et les risques

En cas d’objection à un paiement, les transactions peuvent être contestées dans un délai de 30 à 90 jours, selon les institutions bancaires. D’où l’importance de ne jamais relâcher sa vigilance, même lorsqu’un paiement semble légitime.

Les fraudeurs exploitent parfois les failles dans les processus internes ou dans les configurations mal sécurisées. Un bon contrôle en amont est la meilleure défense.

4. La modernisation des processus, une priorité

Moderniser ses paramètres de paiement, configurer les bons contrôles et utiliser les fonctionnalités offertes par UpperBee sont des étapes incontournables pour garantir :

• La sécurité des fonds des syndicats.
• La traçabilité des actions effectuées.
• La responsabilisation de chaque intervenant.

N’oubliez pas : en cas de transaction douteuse, une conciliation bancaire rapide est votre meilleur levier pour intervenir et faire une réclamation auprès de votre institution financière.

La sécurité en copropriété passe aussi par des processus robustes.
Encadrez, validez, documentez : ce sont les clés d’une gestion saine, professionnelle… et sécurisée.

Samanta Pilon-Langlois
Directrice des opérations et Contrôleuse financière

Assurance en copropriété : retour sur le webinaire SolutionCondo x BFL Canada

Ce qu’il faut retenir du renouvellement des polices et du programme d’assurance exclusif

Dans un contexte où l’assurance en copropriété demeure un enjeu majeur pour les syndicats, SolutionCondo et BFL Canada ont tenu, le 4 février, un webinaire exclusif destiné aux administrateurs et copropriétaires afin de faire le point sur le programme d’assurance SolutionCondo – BFL, ses avantages distinctifs et les résultats concrets de la mise en marché 2025.

Voici les faits saillants à retenir.

Pourquoi un programme d’assurance exclusif SolutionCondo – BFL ?

SolutionCondo a mandaté BFL Canada avec un objectif clair : bâtir un programme d’assurance réellement adapté à la copropriété, capable de répondre aux réalités actuelles du marché tout en offrant des conditions compétitives à long terme.

Ce programme repose sur trois piliers fondamentaux :

• La force du regroupement des syndicats gérés par SolutionCondo
• Une négociation collective auprès des assureurs
• Une harmonisation des renouvellements au 1er mars, permettant une gestion plus efficace et un pouvoir de négociation accru

Contrairement à une mise en marché individuelle, cette approche permet de parler d’une seule voix et de défendre les intérêts du groupe dans son ensemble.

Un produit conçu pour la copropriété, pas une assurance commerciale adaptée

Un point central du webinaire concerne la nature même du produit d’assurance.

La majorité des polices offertes sur le marché québécois sont des assurances commerciales adaptées à la copropriété. Le programme Protection Condo de BFL est, quant à lui, conçu spécifiquement pour les syndicats de copropriété, avec un libellé qui parle directement de : syndicats, copropriétaires, administrateurs, immeubles résidentiels…

Cette distinction est loin d’être théorique : elle a un impact réel sur la portée des garanties, la gestion des sinistres et la protection des administrateurs.

1. Des couvertures distinctives qui font la différence
   Le webinaire a permis de rappeler plusieurs avantages exclusifs du programme SolutionCondo – BFL.

2. Une assurance juridique complète
   Le programme prévoit le remboursement réel des honoraires d’avocats, notamment pour contraindre l’assureur du copropriétaire fautif à indemniser le syndicat. Il ne s’agit pas d’une simple ligne d’information juridique, mais bien d’un outil concret et utilisé sur le terrain.

3. La prise en charge des frais extraordinaires de gestion
   Les frais additionnels du gestionnaire liés à un sinistre sont couverts par l’assurance, reconnaissant que la gestion d’un sinistre dépasse largement le cadre des opérations courantes.

4. Une gestion intelligente des sinistres sous la franchise
   BFL distingue les incidents (sous la franchise) des réclamations. Les incidents de même cause peuvent être cumulés sur une même période. Si le seuil de la franchise est dépassé, une réclamation peut être faite, sans pénaliser la tarification future.

5. Un complément aux frais de subsistance des copropriétaires
   Lorsque l’assurance individuelle du copropriétaire atteint sa limite, la police du syndicat peut prendre le relais pour couvrir les frais de relogement, une protection rare sur le marché.

6. Un incitatif clair à la prévention
   L’installation d’un système intelligent de détection de fuites avec fermeture automatique peut donner droit à un crédit allant jusqu’à 10 % sur la portion “biens” de la prime.

Résultats concrets du renouvellement

Les chiffres présentés lors du webinaire confirment la pertinence de l’approche collective.

• 44 polices regroupées au 1er mars 2026, avec environ 60 autres à venir
• Réduction moyenne de 13 % des primes, dans un marché autrement stable
• Ratio de sinistres inférieur à 60 %, un excellent résultat dans l’industrie

Certaines copropriétés ayant connu des sinistres majeurs ont vu leur prime augmenter légèrement, mais dans des proportions nettement inférieures à ce qui aurait été observé hors programme.

Au-delà du prix : un message clé aux administrateurs

Un message fort a été martelé durant le webinaire :
la prime d’assurance ne raconte jamais toute l’histoire.

Derrière un chiffre se cachent des centaines de pages de garanties, d’exclusions et de conditions. Réduire les couvertures pour économiser à court terme peut exposer les administrateurs à des risques juridiques importants.

Le rôle d’un conseil d’administration est de protéger l’intérêt collectif du syndicat, en misant sur un équilibre entre coût, qualité des garanties et gestion des risques.

L’importance du rôle du courtier spécialisé

Contrairement aux assureurs directs, BFL agit comme représentant des intérêts du syndicat :

• défense active lors des réclamations
• liberté de choix des entrepreneurs
• recours à des évaluateurs indépendants
• accompagnement en prévention et en gestion des risques

Cette expertise spécialisée en copropriété fait une réelle différence lors des sinistres complexes.

En conclusion

Le programme d’assurance SolutionCondo – BFL Canada s’impose comme une solution structurée, évolutive et adaptée aux enjeux actuels de la copropriété.

Il offre :

• des couvertures complètes
• une tarification négociée collectivement
• une meilleure protection des administrateurs
• une gestion des sinistres plus efficace
• une réelle tranquillité d’esprit pour les syndicats

Ce webinaire marque une étape importante dans l’évolution du programme, et confirme la volonté de SolutionCondo de proposer des solutions durables, rigoureuses et alignées sur les meilleures pratiques du marché.

Vous souhaitez en savoir plus sur le programme d’assurance SolutionCondo – BFL ?

Si votre syndicat souhaite évaluer son admissibilité au programme d’assurance SolutionCondo – BFL Canada, poser des questions sur les couvertures ou préparer un renouvellement à venir, nous vous invitons à communiquer directement avec l’équipe :

Patrick Beauvais
Courtier en assurance de dommages 
Vice-président principal, directeur d’unité – Immobilier Québec
BFL Canada

Courriel : [email protected]

L’équipe BFL dédiée accompagne les syndicats gérés par SolutionCondo dans l’analyse de leurs besoins, la compréhension des garanties et la mise en place de solutions d’assurance adaptées à la réalité de la copropriété.