Le 17 février 2025, une jugement intéressant est survenu et nous donne de nombreuses indications sur comment procéder dans nouveau contexte de l’assurance. Le site CondoLegal.com a détaillé les leçons à tirer de ce Jugement lequel peut être lu dans son intégralité ici : Syndicat des copropriétaires du 1200 Ouest c. Sarhan (2025 QCCS 434)
Le point qui fait sourciller bien des syndicats est le fait que le syndicat ait été blâmé à 50 % des coûts de la réclamation puisque de l’avis du Tribunal, il n’avait pas eu une conduite raisonnable pendant une longue période de temps.
Extrait du jugement
[15] Cela dit, le Tribunal est aussi d’avis que le Syndicat a également été fautif en n’ayant pas fait les suivis et rappels appropriés auprès du Défendeur pour l’obtention d’une copie des clés et de la police d’assurance dommages et responsabilité civile. S’il est vrai que ce manquement ne saurait disculper le Défendeur de ses obligations pour autant, le Tribunal est d’avis que la conduite du Syndicat, qui avait par ailleurs retenu les services d’une compagnie de gestion spécialisée dans l’administration de tour d’habitation de copropriété, s’éloigne de celle d’un syndicat raisonnable placé dans les mêmes circonstances. En négligeant de faire de tels suivis pendant les onze années durant lesquelles le Défendeur a été propriétaire de son unité, le Syndicat a commis une faute. Une faute qui a contribué au Sinistre, aux dommages en résultant et au paiement de la Franchise.
Est-ce dire que le syndicat doit maintenant courir après les copropriétaires, même les récalcitrants pour obtenir les copies de la police d’assurance privative et de la clé pour accéder à l’unité privative ?
De notre avis, le syndicat a un devoir de sensibilisation pour s’assurer que les copropriétaires soient conscients de leurs obligations. L’avis de convocation de l’assemblée annuelle (et son procès-verbal), les mémos périodiques et les registres du syndicat avec rappel automatisé peuvent être de bon moyen de faire cette sensibilisation.
Ceci dit, comme dans toutes les copropriétés, il y aura toujours quelques copropriétaires réfractaires à ce conformer, peu importe la règle en question. Que doit-on alors faire ?
Certains syndicats choisiront de rappeler aux copropriétaires leurs obligations en précisant que s’il survient un problème, qu’ils seront tenus responsable des conséquences additionnelles que le défaut de se conformer aura occasionné.
Les différents forums mis à disposition du syndicat, tel que l’assemblée annuelle (avis de convocation, durant l’assemblée et dans le procès-verbal) et les infolettres ou les mémos transmis à tous peuvent être de bons moyens de communication.
Également, certains logiciels comme UpperBee permettent par ailleurs de tenir ce type de registres (clés privatives, polices d’assurance privatives, chauffe-eau privatifs, etc.) et de transmettre des rappels périodiques lorsque le copropriétaire ne s’est pas conformé à son obligation.
Beaucoup de syndicats ont une clause pénale qui permet d’intervenir en cas de non respect de la déclaration de copropriété et d’éventuellement imposer des amendes aux contrevenants.
C’est une façon plus musclée de faire un ultime rappel. Ceci dit, lorsqu’on impose des amendes, la question est à savoir jusqu’où le syndicat se rend, dans la mesure où les amendes imposées pourraient également ne pas être payées par le contrevenant.
Le syndicat, pour conserver sa crédibilité pourrait alors devoir entamer une réclamation à la Cour des petites créances pour recouvrer les sommes en souffrance.
Ultimement le syndicat pourrait consulter un conseiller juridique pour déterminer si l’avenue d’aller en injonction pour forcer le respect de la déclaration de copropriété pourrait être envisageable.
De notre avis, cela sera comme de tuer une mouche avec un bazooka, mais bon…on laissera les avocats déterminer si c’est une option viable.
Les déclarations contiennent depuis toujours un article du type de celui reproduit ci-dessous :
6.3.1 Chaque Copropriétaire doit obtenir et maintenir en vigueur une
assurance immobilière contre les dommages occasionnés à la plus-value donnée à ses Parties Privatives, notamment les Améliorations apportées par ou pour lui, et contre les dommages occasionnés à ses biens mobiliers ou effets personnels se trouvant dans ses Parties Privatives.
Également, on retrouve de plus en plus l’obligation pour le syndicat de tenir un registre des polices d’assurance individuelles, telles que ce qui est reproduit ci-dessous.
11.1 Le Registre du Syndicat doit être tenu et conservé sous la supervision du conseil d’administration. Dans tous les cas, l’article 37 du Code civil du Québec doit être respecté: « Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation. »
11.2 Le Registre de la copropriété et du Syndicat comporte notamment :
…
11.2.12 Le registre des polices d’assurance individuelles obtenus des
Copropriétaires et sa mise-à-jour;
…
Ce registre est l’un des plus difficile à maintenir à jour, car il concerne tous les copropriétaires et la police d’assurance privative de chacun a une date d’échéance différente. Ainsi, le travail administratif associé au maintien de ce registre pour en assurer l’exhaustivité est colossal, alors même qu’une personne pourrait mettre fin à sa police d’assurance, une fois qu’elle en a transmis copie au syndicat.
Un syndicat n’aura donc jamais la certitude absolu que ses copropriétaires et locataires seront assurés au moment d’un sinistre, malgré toute l’énergie qu’il pourrait mettre à maintenir ce registre à jour.
De notre avis, le conseil d’administration devra éventuellement décider le niveau d’énergie (et les ressources financières) qu’il déploie (-vs- les risques pour le syndicat) pour obtenir l’assurance que tous les copropriétaires se sont conformés à LEUR obligation.
Bien que plusieurs copropriétés ont des administrateurs bénévoles, plusieurs optent pour offrir une somme d’argent symbolique à leurs administrateurs afin d’encourager des gens compétents à se présenter sur le conseil. Cela permet de reconnaître le temps que consacrent ces personnes à l’administration de leur copropriété et à les dédommager pour le fait qu’ils utilisent leurs biens personnels pour faire l’administration du syndicat.
Ainsi, quelle est la nature de cette somme d’argent versée ?
Est-ce un jeton de présence, comme pour un administrateur de société ou est-ce plutôt une indemnité pour compenser les administrateurs pour les dépenses qu’ils encourent dans le cadre de leur fonction bénévole ou encore est-ce une rémunération à titre de travailleur autonome pour des tâches ?
Le choix des bons mots est crucial en matière de fiscalité, car chacune des options ne vient pas avec les mêmes obligations pour le syndicat.
Le jeton de présence est une rémunération offerte aux administrateurs pour leur rôle au sein d’un conseil d’administration et leur présence aux réunions tout au long d’une année.
Aux fins fiscales, le jeton de présence entre dans le calcul du revenu personnel des administrateurs comme du salaire. Cela est ainsi fait puisque certains individus tirent des sommes importantes de cette charge d’administrateur (pensons aux administrateurs de sociétés importantes) et donc le gouvernement souhaite que cette source de revenus soit imposée comme le serait un revenu d’emploi. Cela implique par ailleurs que l’émetteur de cette rémunération cotise aussi sa part des charges tel un «employeur» pour contribuer aux différents programmes sociaux du Québec.
C’est pour cette raison que les lois fiscales provinciales et fédérales exigent des sociétés qu’elles complètent un T4 et un Relevé 1 pour chaque administrateur ayant reçu des jetons de présence dans le cadre de ses fonctions, mais également qu’elles soient inscrites auprès du gouvernement comme «employeur» de sorte qu’elles puissent faire les remises appropriés. En 2017, Revenu Québec a publié une lettre d’interprétation à ce sujet relativement aux sommes versées aux administrateurs de syndicat de copropriété.
Vous trouverez ci-dessous les formulaires pertinents à remplir par le syndicat pour émettre ces déclarations.
Les syndicats étant considérés comme des sociétés, ils doivent se conformer aux lois fiscales, et ce, même si elles sont souvent mal adaptées à sa réalité.
C’est ainsi qu’ils doivent produire annuellement des déclarations d’impôt, ce qui peut paraître un non-sens pour plusieurs puisque les syndicats ne paieront jamais d’impôt de par leur raison d’être. Même si cette obligation est un grand gaspillage de ressources (temps et argent), tant que la loi est ainsi faite, cette obligation demeure impérative pour les syndicats de copropriété.
Comme on dit : la loi c’est la loi.
Ainsi, de la même façon, un syndicat qui verserait des jetons de présence, devrait alors faire tout le processus pour s’inscrire auprès des gouvernements pour obtenir ses codes d’employeur et ainsi pouvoir produire les T4 et Relevés 1 qui découlent de cette rémunération et remettre la part de l’employeur pour certaines contributions (ex : FSS) payables aux gouvernements. Rappelons que la très vaste majorité des copropriétés n’ont pas d’employés et donc ne sont pas inscrits comme employeur auprès des 2 paliers de gouvernement.
Évidemment ce processus d’inscription est passablement complexe pour les syndicats qui pourraient, par ailleurs, se voir imposer des pénalités s’ils omettent ensuite de faire les déclarations annuelles nécessaires dans les délais prescrits (car en plus d’émettre les feuillets fiscaux T4 et relevé 1, au provincial, il faut transmettre également un sommaire des relevés 1 annuellement). Il faut se rappeler que le travail d’administration des syndicats est fait bien souvent par des bénévoles, lesquels sont néophytes du domaine fiscal et que cette complexité administrative est problématique, d’autant plus que les administrateurs changent d’une année à l’autre.
Par contre, ce contexte n’est pas une excuse diront certains pour ne pas respecter la loi. Les fonctionnaires appliquent la loi, point à la ligne.
Considérant tout ceci, mais surtout considérant les sommes en cause qui sont négligeables, devrions-nous vraiment considérer les sommes versées à des administrateurs comme des jetons de présence, alors même que la somme est rarement liée à la présence aux réunions du conseil ?
À mon avis, il y a façon de faire autrement pour vous éviter bien des tracas et je vous explique pourquoi.
Les sommes versées aux administrateurs sont en général très minimes. On parle souvent de 500 $ à 1000 $ par personne par année.
De plus, ces mêmes administrateurs encourent tout au long de l’année des coûts pour administrer leur copropriété, sans nécessairement trop s’en rendre compte. Qu’on parle de repas lors des réunions du C.A., de frais d’encre pour l’usage de leur imprimante, de frais de cellulaire, de frais d’internet, de papeterie, d’essence pour des déplacements, la liste des coûts susceptibles d’être encourus par un administrateur (et qui ne sont pas directement assumés par le syndicat) est longue.
De plus, la déclaration de copropriété permet en général de rembourser les administrateurs pour leurs dépenses encourues comme le démontre l’extrait ci-dessous d’une déclaration de copropriété.
Les administrateurs sont respectivement indemnisés et remboursés à même les fonds du Syndicat, de :
– Tous les coûts et dépenses assumés par un administrateur à la suite d’une action ou procédure intentée contre un administrateur à la suite d’un acte ou d’un fait qui s’est produit dans ou à l’occasion de l’exécution de ses fonctions, sauf s’ils résultent d’actes frauduleux ou malhonnêtes; et
– Tout autre coût, dépense ou tous autres frais occasionnés aux administrateurs par l’exécution de leurs fonctions.
En sommes, il devient très facile pour un administrateur organisé de justifier que la somme d’argent versée par son syndicat est une indemnité pour des dépenses encourues dans le cadre de sa fonction.
Dans l’intervalle que les lois soient mieux adaptées aux syndicats de copropriété, l’idéal serait que les syndicats adoptent une politique de remboursement des dépenses encourues (comme le permet la déclaration de copropriété). C’est cette politique qui devrait être votée annuellement lors de l’assemblée annuelle et non la »rémunération des administrateur», car rappelez-vous que dès qu’il est question de rémunération, les lois fiscales imposent de les traiter comme un employeur, avec les remises qui s’imposent. Le choix des mots est ici très important !
Pour encore plus de prudence, la politique de votre syndicat, pourrait même exiger que les administrateurs soumettent leurs reçus des dépenses encourues avant d’obtenir le paiement de »l’indemnité de débours» qui aurait été acceptée par l’assemblée des copropriétaires.
Possiblement (je n’ai aucune confirmation du Ministère à ce sujet) que si les sommes versées sont raisonnables en fonction des débours normalement encourus, il serait possible que la politique du syndicat prévoit le versement de l’indemnité, sans avoir à obtenir de reçus des administrateurs. Un peu comme pour une entreprise qui verse un »per diem» pour les allocations de repas de ses employés qui voyagent, pour réduire le travail administratif lié à la production des comptes de dépenses (et s’éviter la gestion de multiples factures).
Cette approche a pour objectif de permettre aux syndicats de se conformer à leurs obligations en vertu des lois fiscales, tout en conservant des processus simplifiés, mieux adaptés à leur réalité. Par contre, rappelez-vous que les sommes versées par le syndicat doivent être raisonnables par rapport à ce qu’un administrateur doit normalement débourser dans le cadre de sa fonction.
Ainsi, si votre syndicat verse des sommes importantes aux administrateurs, parce que vous êtes par exemple en autogestion ou qu’ils conservent des tâches importantes à l’égard de certains projets de travaux majeurs, alors il vaut probablement mieux vous inscrire comme »employeur» auprès des gouvernements et traiter les sommes versées comme une »rémunération» ou convenir formellement d’un contrat pour les services rendus.
Si votre syndicat est dans ce type de situation et que vous voulez prendre l’avenue du contrat de service, alors sachez que les particuliers n’ont pas à s’inscrire à la TPS/TVQ lorsque leur revenus annuels de travailleur autonome sont de moins de 30 000$. Convenir d’un contrat formel est une belle façon de faire la distinction entre le rôle »d’administrateur» et celui qui s’apparente davantage à celui du »gérant» tout en simplifiant les obligations fiscales de chacun.
Le copropriétaire qui toucherait ainsi un revenu de travailleur autonome aurait alors l’obligation de déclarer cette source de revenus dans ses déclarations fiscales personnelles (souvent aucun T4 ou Relevé 1 à émettre par le syndicat, bien qu’un T4A puisse être émis lorsque la rémunération versée excède 500 $). Si aucune T4A n’est émis par votre syndicat, cela ne vous soustrait pas à votre obligation de déclarer la portion de rémunération sur les sommes reçues de votre syndicat, directement dans vos déclarations d’impôt personnel. La rémunération reçue par l’administrateur devraient être inscrites dans les cases suivantes :
Il est important de savoir que certains logiciels d’impôt requièrent de saisir les sommes manuellement dans les deux juridictions, car le report n’est pas toujours automatiquement pour les ‘’autres revenus d’emploi’’
Peu importe comment vous qualifierez la nature d’un versement en argent à un(des) administrateur(s), nous sommes d’avis chez SolutionCondo que vous devriez présenter le tout à l’assemblée des copropriétaires et faire voter l’assemblée pour obtenir son accord (majorité de 50% des voix +1). Autrement, certains pourraient alléguer que le conseil d’administration n’était pas en droit de décider de verser ces sommes puisqu’elles pourraient être associées à des conflits d’intérêts pour les administrateurs les recevant.
Agir ainsi en allant chercher l’adhésion d’une majorité des copropriétaires vous évitera donc d’éventuels conflits et reproches.
Par contre, attention au choix des mots dans votre procès verbal 😉
Elise Beauchesne, CPA, Adm.A
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