Array
(
    [a] => Array
        (
            [href] => 1
            [title] => 1
        )

    [abbr] => Array
        (
            [title] => 1
        )

    [acronym] => Array
        (
            [title] => 1
        )

    [b] => Array
        (
        )

    [blockquote] => Array
        (
            [cite] => 1
        )

    [cite] => Array
        (
        )

    [code] => Array
        (
        )

    [del] => Array
        (
            [datetime] => 1
        )

    [em] => Array
        (
        )

    [i] => Array
        (
        )

    [q] => Array
        (
            [cite] => 1
        )

    [s] => Array
        (
        )

    [strike] => Array
        (
        )

    [strong] => Array
        (
        )

    [span] => Array
        (
            [lang] => Array
                (
                )

        )

    [u] => Array
        (
        )

    [ul] => Array
        (
        )

    [li] => Array
        (
        )

    [br] => Array
        (
        )

)

Mardi 10 février 2026

Approbation des paiements en copropriété : bonnes pratiques et sécurité avant tout

Dans un contexte de gestion rigoureuse des finances en copropriété, l’approbation des paiements fournisseurs doit s’appuyer sur des mesures de contrôle solides, bien établies et sécuritaires.

Chez SolutionCondo, nous rappelons l’importance d’appliquer une vigilance constante dans la gestion des comptes fournisseurs, particulièrement en période de risques accrus de fraudes.

1. Des mesures de contrôle à renforcer au quotidien

Parmi les pratiques clés à adopter :

Contrôler régulièrement les paiements, et surtout ne pas attendre les fins de mois pour tout valider.
Mettre en place une double approbation pour les paiements à effectuer : une première validation par le gestionnaire, suivie d’une approbation par les personnes autorisées du syndicat via UpperBee.
Limiter les accès au strict minimum nécessaire : chaque utilisateur ne devrait avoir accès qu’aux fonctions dont il a besoin.
Documenter clairement qui peut approuver, valider ou autoriser un paiement.
Faire la conciliation bancaire mensuellement, un geste simple mais puissant pour détecter rapidement toute transaction frauduleuse.
Révision périodique des droits d’accès à vos renseignements financiers : il faut s’assurer que seules les personnes dûment autorisées à accéder aux transactions bancaires et à les autoriser, le cas échéant, soient configurées dans votre portail bancaire.

Mise à jour des signataires au compte bancaire du syndicat : dès qu’un changement survient au sein du conseil d’administration (élection, départ ou remplacement d’un administrateur), les signataires autorisés doivent être mis à jour sans délai. Bien que ces démarches administratives puissent être perçues comme lourdes, elles sont essentielles pour assurer un contrôle adéquat des paiements. Retirer toute personne qui n’est plus autorisée à signer ou approuver des transactions constitue une mesure clé de prévention de la fraude.

Ces processus doivent être paramétrés correctement dès la configuration des comptes fournisseurs. Le paramétrage doit inclure des niveaux de permissions distincts et des règles d’approbation claires.

2. UpperBee Pay : un outil pour sécuriser les paiements

La plateforme UpperBee, que nous utilisons, offre plusieurs fonctionnalités pour encadrer les processus de paiement :

Activation du mode de double signature pour les comptes de syndicats.
Gestion fine des approbateurs (technicien, gestionnaire, membres du conseil d’administration).
Apparition contextuelle du bouton « Approbation » seulement lorsqu’un paiement est prêt à être validé.
Alertes (pop-up) pour inciter à compléter les approbations dans les délais.

Pour les syndicats de copropriété en autogestion, l’utilisation d’UpperBee Pay permet d’encadrer les paiements avec la même rigueur que dans les modèles de gestion déléguée.

3. Rappel sur les délais et les risques

En cas d’objection à un paiement, les transactions peuvent être contestées dans un délai de 30 à 90 jours, selon les institutions bancaires. D’où l’importance de ne jamais relâcher sa vigilance, même lorsqu’un paiement semble légitime.

Les fraudeurs exploitent parfois les failles dans les processus internes ou dans les configurations mal sécurisées. Un bon contrôle en amont est la meilleure défense.

4. La modernisation des processus, une priorité

Moderniser ses paramètres de paiement, configurer les bons contrôles et utiliser les fonctionnalités offertes par UpperBee sont des étapes incontournables pour garantir :

La sécurité des fonds des syndicats.
La traçabilité des actions effectuées.
La responsabilisation de chaque intervenant.

N’oubliez pas : en cas de transaction douteuse, une conciliation bancaire rapide est votre meilleur levier pour intervenir et faire une réclamation auprès de votre institution financière.

La sécurité en copropriété passe aussi par des processus robustes.
Encadrez, validez, documentez : ce sont les clés d’une gestion saine, professionnelle… et sécurisée.

Samanta Pilon-Langlois
Directrice des opérations et Contrôleuse financière