Bien que plusieurs copropriétés ont des administrateurs bénévoles, plusieurs optent pour offrir une somme d’argent symbolique à leurs administrateurs afin d’encourager des gens compétents à se présenter sur le conseil. Cela permet de reconnaître le temps que consacrent ces personnes à l’administration de leur copropriété et à les dédommager pour le fait qu’ils utilisent leurs biens personnels pour faire l’administration du syndicat.
Ainsi, quelle est la nature de cette somme d’argent versée ?
Est-ce un jeton de présence, comme pour un administrateur de société ou est-ce plutôt une indemnité pour compenser les administrateurs pour les dépenses qu’ils encourent dans le cadre de leur fonction bénévole ou encore est-ce une rémunération à titre de travailleur autonome pour des tâches ?
Le choix des bons mots est crucial en matière de fiscalité, car chacune des options ne vient pas avec les mêmes obligations pour le syndicat.
Le jeton de présence est une rémunération offerte aux administrateurs pour leur rôle au sein d’un conseil d’administration et leur présence aux réunions tout au long d’une année.
Aux fins fiscales, le jeton de présence entre dans le calcul du revenu personnel des administrateurs comme du salaire. Cela est ainsi fait puisque certains individus tirent des sommes importantes de cette charge d’administrateur (pensons aux administrateurs de sociétés importantes) et donc le gouvernement souhaite que cette source de revenus soit imposée comme le serait un revenu d’emploi. Cela implique par ailleurs que l’émetteur de cette rémunération cotise aussi sa part des charges tel un «employeur» pour contribuer aux différents programmes sociaux du Québec.
C’est pour cette raison que les lois fiscales provinciales et fédérales exigent des sociétés qu’elles complètent un T4 et un Relevé 1 pour chaque administrateur ayant reçu des jetons de présence dans le cadre de ses fonctions, mais également qu’elles soient inscrites auprès du gouvernement comme «employeur» de sorte qu’elles puissent faire les remises appropriés. En 2017, Revenu Québec a publié une lettre d’interprétation à ce sujet relativement aux sommes versées aux administrateurs de syndicat de copropriété.
Vous trouverez ci-dessous les formulaires pertinents à remplir par le syndicat pour émettre ces déclarations.
Les syndicats étant considérés comme des sociétés, ils doivent se conformer aux lois fiscales, et ce, même si elles sont souvent mal adaptées à sa réalité.
C’est ainsi qu’ils doivent produire annuellement des déclarations d’impôt, ce qui peut paraître un non-sens pour plusieurs puisque les syndicats ne paieront jamais d’impôt de par leur raison d’être. Même si cette obligation est un grand gaspillage de ressources (temps et argent), tant que la loi est ainsi faite, cette obligation demeure impérative pour les syndicats de copropriété.
Comme on dit : la loi c’est la loi.
Ainsi, de la même façon, un syndicat qui verserait des jetons de présence, devrait alors faire tout le processus pour s’inscrire auprès des gouvernements pour obtenir ses codes d’employeur et ainsi pouvoir produire les T4 et Relevés 1 qui découlent de cette rémunération et remettre la part de l’employeur pour certaines contributions (ex : FSS) payables aux gouvernements. Rappelons que la très vaste majorité des copropriétés n’ont pas d’employés et donc ne sont pas inscrits comme employeur auprès des 2 paliers de gouvernement.
Évidemment ce processus d’inscription est passablement complexe pour les syndicats qui pourraient, par ailleurs, se voir imposer des pénalités s’ils omettent ensuite de faire les déclarations annuelles nécessaires dans les délais prescrits (car en plus d’émettre les feuillets fiscaux T4 et relevé 1, au provincial, il faut transmettre également un sommaire des relevés 1 annuellement). Il faut se rappeler que le travail d’administration des syndicats est fait bien souvent par des bénévoles, lesquels sont néophytes du domaine fiscal et que cette complexité administrative est problématique, d’autant plus que les administrateurs changent d’une année à l’autre.
Par contre, ce contexte n’est pas une excuse diront certains pour ne pas respecter la loi. Les fonctionnaires appliquent la loi, point à la ligne.
Considérant tout ceci, mais surtout considérant les sommes en cause qui sont négligeables, devrions-nous vraiment considérer les sommes versées à des administrateurs comme des jetons de présence, alors même que la somme est rarement liée à la présence aux réunions du conseil ?
À mon avis, il y a façon de faire autrement pour vous éviter bien des tracas et je vous explique pourquoi.
Les sommes versées aux administrateurs sont en général très minimes. On parle souvent de 500 $ à 1000 $ par personne par année.
De plus, ces mêmes administrateurs encourent tout au long de l’année des coûts pour administrer leur copropriété, sans nécessairement trop s’en rendre compte. Qu’on parle de repas lors des réunions du C.A., de frais d’encre pour l’usage de leur imprimante, de frais de cellulaire, de frais d’internet, de papeterie, d’essence pour des déplacements, la liste des coûts susceptibles d’être encourus par un administrateur (et qui ne sont pas directement assumés par le syndicat) est longue.
De plus, la déclaration de copropriété permet en général de rembourser les administrateurs pour leurs dépenses encourues comme le démontre l’extrait ci-dessous d’une déclaration de copropriété.
Les administrateurs sont respectivement indemnisés et remboursés à même les fonds du Syndicat, de :
– Tous les coûts et dépenses assumés par un administrateur à la suite d’une action ou procédure intentée contre un administrateur à la suite d’un acte ou d’un fait qui s’est produit dans ou à l’occasion de l’exécution de ses fonctions, sauf s’ils résultent d’actes frauduleux ou malhonnêtes; et
– Tout autre coût, dépense ou tous autres frais occasionnés aux administrateurs par l’exécution de leurs fonctions.
En sommes, il devient très facile pour un administrateur organisé de justifier que la somme d’argent versée par son syndicat est une indemnité pour des dépenses encourues dans le cadre de sa fonction.
Dans l’intervalle que les lois soient mieux adaptées aux syndicats de copropriété, l’idéal serait que les syndicats adoptent une politique de remboursement des dépenses encourues (comme le permet la déclaration de copropriété). C’est cette politique qui devrait être votée annuellement lors de l’assemblée annuelle et non la »rémunération des administrateur», car rappelez-vous que dès qu’il est question de rémunération, les lois fiscales imposent de les traiter comme un employeur, avec les remises qui s’imposent. Le choix des mots est ici très important !
Pour encore plus de prudence, la politique de votre syndicat, pourrait même exiger que les administrateurs soumettent leurs reçus des dépenses encourues avant d’obtenir le paiement de »l’indemnité de débours» qui aurait été acceptée par l’assemblée des copropriétaires.
Possiblement (je n’ai aucune confirmation du Ministère à ce sujet) que si les sommes versées sont raisonnables en fonction des débours normalement encourus, il serait possible que la politique du syndicat prévoit le versement de l’indemnité, sans avoir à obtenir de reçus des administrateurs. Un peu comme pour une entreprise qui verse un »per diem» pour les allocations de repas de ses employés qui voyagent, pour réduire le travail administratif lié à la production des comptes de dépenses (et s’éviter la gestion de multiples factures).
Cette approche a pour objectif de permettre aux syndicats de se conformer à leurs obligations en vertu des lois fiscales, tout en conservant des processus simplifiés, mieux adaptés à leur réalité. Par contre, rappelez-vous que les sommes versées par le syndicat doivent être raisonnables par rapport à ce qu’un administrateur doit normalement débourser dans le cadre de sa fonction.
Ainsi, si votre syndicat verse des sommes importantes aux administrateurs, parce que vous êtes par exemple en autogestion ou qu’ils conservent des tâches importantes à l’égard de certains projets de travaux majeurs, alors il vaut probablement mieux vous inscrire comme »employeur» auprès des gouvernements et traiter les sommes versées comme une »rémunération» ou convenir formellement d’un contrat pour les services rendus.
Si votre syndicat est dans ce type de situation et que vous voulez prendre l’avenue du contrat de service, alors sachez que les particuliers n’ont pas à s’inscrire à la TPS/TVQ lorsque leur revenus annuels de travailleur autonome sont de moins de 30 000$. Convenir d’un contrat formel est une belle façon de faire la distinction entre le rôle »d’administrateur» et celui qui s’apparente davantage à celui du »gérant» tout en simplifiant les obligations fiscales de chacun.
Le copropriétaire qui toucherait ainsi un revenu de travailleur autonome aurait alors l’obligation de déclarer cette source de revenus dans ses déclarations fiscales personnelles (souvent aucun T4 ou Relevé 1 à émettre par le syndicat, bien qu’un T4A puisse être émis lorsque la rémunération versée excède 500 $). Si aucune T4A n’est émis par votre syndicat, cela ne vous soustrait pas à votre obligation de déclarer la portion de rémunération sur les sommes reçues de votre syndicat, directement dans vos déclarations d’impôt personnel. La rémunération reçue par l’administrateur devraient être inscrites dans les cases suivantes :
Il est important de savoir que certains logiciels d’impôt requièrent de saisir les sommes manuellement dans les deux juridictions, car le report n’est pas toujours automatiquement pour les ‘’autres revenus d’emploi’’
Peu importe comment vous qualifierez la nature d’un versement en argent à un(des) administrateur(s), nous sommes d’avis chez SolutionCondo que vous devriez présenter le tout à l’assemblée des copropriétaires et faire voter l’assemblée pour obtenir son accord (majorité de 50% des voix +1). Autrement, certains pourraient alléguer que le conseil d’administration n’était pas en droit de décider de verser ces sommes puisqu’elles pourraient être associées à des conflits d’intérêts pour les administrateurs les recevant.
Agir ainsi en allant chercher l’adhésion d’une majorité des copropriétaires vous évitera donc d’éventuels conflits et reproches.
Par contre, attention au choix des mots dans votre procès verbal 😉
Elise Beauchesne, CPA, Adm.A
Quand démocratie et copropriété doivent cohabiter
La campagne électorale fédérale est officiellement lancée, et les Canadiens seront appelés aux urnes le 28 avril prochain. Si cette période est essentielle à la vie démocratique, elle peut parfois créer des tensions dans les immeubles en copropriété.
Affichage d’affiches électorales, porte-à-porte de candidats ou de leurs représentants, demandes d’accès aux immeubles… Autant de situations qui soulèvent des questions, voire des conflits, lorsqu’elles se heurtent aux règlements internes ou aux attentes des résidents.
Dans cet article, SolutionCondo vous rappelle les droits encadrés par la Loi électorale du Canada, et vous propose des conseils pratiques pour gérer ces situations avec clarté et respect — dans l’intérêt de tous les résidents.
La Loi électorale du Canada est claire : un syndicat de copropriété ne peut pas interdire à un copropriétaire d’afficher une affiche électorale sur les lieux de sa partie privative.
Précision concernant les parties communes à usage restreint.
C’est souvent dans ces endroits que les copropriétaires pourraient poser des affiches (balcons, fenêtres). Élections Canada indique ceci: « On entend par « aires communes » les aires pouvant être utilisées par tous les occupants de l’immeuble et leurs visiteurs (p. ex. le hall d’entrée, les corridors, les cages d’escaliers). Ce terme ne s’applique pas aux endroits qui font partie du logement et qui ne sont pas accessibles aux autres résidents de l’immeuble, comme les balcons ».
Donc on devrait en comprendre qu’Election Canada considère que les parties communes à usage restreint qui desservent uniquement les copropriétaires de ladite partie privative sont assimilables au «logement privatif».
Article 322(1) – Aucune personne, y compris une personne morale comme un syndicat de copropriété, ne peut interdire à un propriétaire d’unité de condo d’apposer une affiche électorale sur sa propriété.
Cependant, la loi autorise le syndicat à imposer des conditions raisonnables concernant :
À retenir : les règlements de votre déclaration de copropriété ne peuvent pas contredire une loi en vigueur. En période électorale, le droit d’afficher prime, même si le règlement interne interdit habituellement tout affichage.
Avertissement pour les immeubles patrimoniaux quant à la Loi électorale (provinciale) :
259.4. Aucune affiche se rapportant à une élection ne peut être placée sur un immeuble patrimonial classé ou dans un site patrimonial classé au sens de la Loi sur le patrimoine culturel (chapitre P-9.002) ni dans un site déclaré site patrimonial national en vertu de cette loi.
L’article 81 de la Loi électorale du Canada prévoit également un droit d’accès aux immeubles à logements multiples, y compris les immeubles en copropriété.
Les candidats et leurs représentants peuvent entre 9 h et 21 h :
Ce droit s’applique uniquement à partir du moment où la candidature est officiellement acceptée jusqu’au jour de l’élection.
Les représentants doivent avoir avec eux un document confirmant leur statut et peuvent aussi porter une lettre signée par le candidat attestant qu’ils agissent en son nom.
Il existe une seule exception à cette obligation d’accès : lorsqu’il y a un risque réel que la santé physique ou psychologique des résidents soit compromise par la présence de candidats ou de représentants.
Cette exception doit reposer sur des faits concrets et ne peut pas être invoquée simplement parce que certains résidents sont contrariés par la présence de solliciteurs.
Afin de concilier les droits démocratiques et le bon voisinage en copropriété, voici quelques conseils :
Tout résident, gestionnaire ou syndicat peut déposer une plainte auprès du Commissaire aux élections fédérales si un droit prévu par la Loi électorale est violé.
Commission des élections fédérales
Les campagnes électorales font partie intégrante de la vie démocratique, et les copropriétés ne font pas exception. En connaissant les obligations légales et en adoptant une approche transparente, les syndicats de copropriété peuvent contribuer à faire respecter les droits de chacun, tout en maintenant un climat de respect et de sécurité dans les immeubles.
La Loi électorale encadre les droits d’affichage et d’accès en période électorale.
Consulter la Loi sur le site de Justice Canada
Sections pertinentes :
Q : Peut-on interdire les affiches électorales dans les fenêtres ou balcons des condos ?
R : Non. Même si le règlement de l’immeuble interdit l’affichage, un syndicat ne peut pas empêcher un copropriétaire d’afficher une affiche électorale sur sa partie privative (article 322).
Q : Peut-on refuser l’accès à un candidat qui fait du porte-à-porte ?
R : Non, sauf exception très particulière. Les candidats et leurs représentants ont le droit d’accéder aux portes des unités et aux aires communes entre 9 h et 21 h, du moment où leur candidature est confirmée (article 81).
Q : Le syndicat peut-il être tenu responsable en cas de plainte ?
R : Oui. En cas de non-respect des droits prévus par la Loi électorale, une plainte peut être déposée auprès du Commissaire aux élections fédérales.
Q : Peut-on exiger un avis préalable de la visite d’un candidat ?
R : Non. La Loi n’oblige pas les candidats à donner un préavis, mais il est recommandé d’informer les résidents lorsque c’est possible, pour assurer un climat serein.
Sandrine Boisselier
Directrice marketing
et
Rebecca Gillis
Responsable des affaires juridiques
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