Jeudi 10 décembre 2020

Combien d’administrateurs élire sur le conseil ?

Avec les responsabilité qui incombent aux administrateurs, ce ne sont pas tous les copropriétaires qui souhaitent siéger au conseil.  Toutefois, le conseil étant l’organe décisionnelle du syndicat pour de nombreuses décisions, il est important d’élire un bon conseil, lequel agira dans l’intérêt du syndicat, laissant leurs intérêts personnels de côté.  Les pouvoirs et devoirs du conseil d’administration sont d’ailleurs spécifiquement détaillés dans la première partie de la déclaration de copropriété (lire aussi “Qui décide quoi en copropriété ?“).

Mais combien d’administrateurs  doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ?  Évidemment, il en faut au moins un.

La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question. Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus.  Comment choisir ? Voici quelques informations à savoir avant de déterminer combien vous devriez élire d’administrateurs sur votre conseil d’administration.

Un seul administrateur

Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel.  De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et fera-t-il les recherches requises afin de prendre une décision éclairée.

Voici quelques situations rapportées par des syndicats de copropriété.  Un administrateur siégeant seul sur son conseil d’administration et qui savait qu’il vendrait son condo dans la prochaine année a décider unilatéralement de rafraîchir le hall d’entrée à même les sommes accumulées dans le fonds de prévoyance, ce qui n’était clairement pas le souhait des autres copropriétaires. Dans un autre syndicat, l’administrateur  unique a engagé un ami pour faire l’entretien ménager à un coût qui n’était pas acceptable en fonction de la qualité du service rendu et il a fallu que les copropriétaires attendent l’assemblée annuelle et l’élection d’un nouveau conseil d’administration pour mettre fin au contrat en question.  Dans un autre syndicat, un administrateur à entrepris des recours légaux dispendieux à l’encontre du promoteur ayant construit l’immeuble, alors qu’une autre option moins coûteuse aurait dû être envisagée (ouverture d’un dossier au plan de garantie). 

Dans tous les cas, les copropriétaires ont bien compris la leçon, car celle-ci fut coûteuse. Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat.  Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire, l’argent dépensé et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants.  Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.

Deux administrateurs

Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts.  De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne. Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise. L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus. 

Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher sur la question.  Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.

Trois administrateurs et plus

Selon moi, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs (ou cinq dans les plus gros immeubles).  De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement.  De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil.   

Il est donc plus probable que les administrateur apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante. Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.

L’alternance 

De plus en plus de déclaration de copropriété prévoit que les administrateurs élus le seront en alternance en insérant le concept qu’un certain nombre d’administrateur sont élus pour une durée de 2 ans, exception faite de la première élection. Ainsi, lors d’une élection subséquente ce ne sont qu’une partie des administrateurs qui voit leur mandat remis au vote de l’assemblée.  Ce mode de fonctionnement est intéressant puisqu’il assure qu’il y ait toujours un certain nombre d’administrateur avec la connaissance de l’historique des dossiers en cours qui demeurent sur le conseil.

Si votre déclaration de copropriété ne prévoit pas ce mécanisme, voici un exemple d’article trouvé dans une déclaration de copropriété : 

“Afin d’5assurer la continuité de l’administration, les Administrateurs sont élus de la manière suivante : lors de l’assemblée de transition, cinq (5) Administrateurs sont élus, dont trois (3) pour un terme de deux (2) ans et deux (2) pour un terme d’un (1) an; lors de l’assemblée générale annuelle des Copropriétaires, les deux (2) Administrateurs qui ont été, au cours de l’assemblée de transition, élus pour un terme d’un (1) an, seront remplacé par deux Administrateurs qui seront alors élus pour un terme de deux (2) ans et ainsi de suite de façon à ce qu’une année les Copropriétaires remplacent trois (3) Administrateurs et l’année suivante ils remplacent deux (2) Administrateurs.”

Bonne réflexion.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
SolutionCondo