Mardi 23 juillet 2024

Éviter l’argent comptant et les virements Interac pour limiter les risques de fraude en copropriété

L’argent comptant, bien qu’il soit un mode de paiement efficace, amène des risques plus élevés de détournement des sommes que d’autres modes de paiement. Cela est particulièrement vrai lorsque la réception d’argent comptant est pour le paiement d’items sur lesquels le contrôle est limité (ex. : puces, cartes d’accès, frais pour emménagement ou déménagement, etc.).

En effet, il y a un risque réel que la personne qui reçoit le paiement le garde pour elle-même plutôt que d’enregistrer la transaction de revenu pour le syndicat de copropriété et d’encaisser l’argent en contrepartie de cette vente. Il est bien possible que cela se fasse ‘’ni vu ni connu’’, discrètement.

C’est un petit délit, mais lorsque cela est effectué à répétition, cela peut représenter des sommes importantes qui sont détournées d’un syndicat si le stratagème n’est pas empêché.

C’est un peu le même principe qui s’applique aux virements Interac, car la personne (courriel) qui reçoit le paiement est celle qui détermine dans quel compte bancaire elle encaissera la somme. Elle pourrait tout aussi bien l’encaisser dans son compte personnel si elle le voulait.

Encaissement dans les petits syndicats

Évidemment, si vous êtes dans un petit syndicat et que vous vous occupez d’encaisser vous-même les sommes à recevoir découlant des ventes, il n’y a peut-être pas d’enjeu.

Cependant, dans la majorité des cas, les administrateurs de copropriétés sont bénévoles, ce qui signifie que cette tâche est confiée à des personnes dont on connaît peu la moralité ou les problèmes financiers personnels. Ces facteurs pourraient potentiellement les pousser à détourner des fonds du syndicat.

Néanmoins, le nombre de transactions est relativement limité, faisant en sorte que le risque d’enjeu important est également plus limité.

Vigilance dans les grands immeubles

Dans les plus gros immeubles, souvent une firme de gestion ou des employés directs du syndicat s’occuperont de la tâche d’encaisser les revenus. Dans ce cas, il est crucial de faire preuve de vigilance, car le volume de transactions est plus élevé. Par conséquent, le risque de fraude (détournement intentionnel des actifs du syndicat) pourrait être plus important.

Toute personne, si elle réalise qu’il serait facile de s’approprier des sommes, sans que personne s’en aperçoive, pourrait être tentée de le faire lorsque des situations personnelles difficiles surviennent, tels des enjeux financiers suivant un divorce, un décès, une maladie dans la famille, etc., et ce, même si la personne n’a “techniquement’’ jamais fraudé par le passé.

Limiter les risques de fraude

La meilleure façon d’éviter la fraude est de limiter l’opportunité. 

Il est donc souhaitable d’interdire le paiement en argent et par virement Interac et de communiquer cette politique clairement aux copropriétaires et résidents de votre immeuble (cliquez ici ou sur l’image ci-dessous pour télécharger l’affiche “Interdiction des paiements en argent comptant”).

Aujourd’hui, il est facile d’offrir plusieurs modes de paiement sécurisés avec des systèmes comptables intégrés comme UpperBee. Il est donc possible d’être conciliant avec les résidents, tout en étant prudent pour limiter les risques de fraude. UpperBee offre entre autres le paiement en prélèvement préautorisé, le paiement bancaire et le paiement par carte de crédit.

Pour les emménagements et déménagements, un processus similaire peut être mis en place.

Mettre en place des contrôles de validation

Même si vous avez pour politique d’interdire l’argent comptant et les virements Interac, il n’est pas impossible que vos employés ignorent votre politique et les acceptent quand même. Il est donc important d’effectuer périodiquement un certain nombre de contrôles de validation :

• Valider l’enregistrement de toutes les ventes en confirmant la variation d’inventaire de puces et de manettes de garage.
• Valider l’enregistrement de tous les revenus en les comparant au nombre d’emménagements ou de déménagements réellement survenus.

Contrôles supplémentaires

Un contrôle simple qui pourrait être mis en place, notamment si vous êtes dans un grand immeuble :

• Restreindre l’accès à l’inventaire en ne donnant au préposé à l’accueil qui fait la programmation que l’inventaire dont il a besoin pour la semaine et qu’il justifie (feuille avec l’attribution) ce qu’il a vendu avant d’obtenir un nombre d’items supplémentaires.
• Valider que les revenus pour la période visée concordent avec le nombre d’articles techniquement vendus avant de donner plus d’articles au préposé.
• Communiquer cet article et l’affiche à toutes les parties prenantes pour éviter que certaines personnes soient tentées de contourner les règles établies.

En adoptant une politique claire sur les modes de paiement et en mettant en place des contrôles de validation adéquats, vous pouvez minimiser les risques de fraude et protéger les finances de votre copropriété.

» Lire aussi : Simplifiez et sécurisez les paiements de votre copropriété 

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Associée-fondatrice
514-935-6999
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