Lundi 16 juin 2025

Gouvernance en copropriété : il faut éviter les dérives pour  protéger la collectivité

Je souhaite vous sensibiliser à l’importance de la gouvernance et de l’éthique en copropriété. 

Rappelons-nous que les C.A. disposent de beaucoup de pouvoir dans une copropriété, ce qui est tout à fait correct, car ils ont aussi beaucoup de responsabilités et d’obligations à respecter.  C’est la raison pour laquelle les pouvoirs du conseil d’administration sont détaillés dans l’acte constitutif et qu’il faut une majorité renforcée (plus de 75 % des voix des copropriétaires présents et représentés) pour changer cet état de fait.

Il faut savoir qu’en assemblée, peu de gens se portent volontaires pour occuper le poste d’administrateur, car c’est souvent un rôle ‘’ingrat’’.  Les administrateurs sont en effet souvent porteurs de mauvaises nouvelles, notamment les fameuses hausses de frais de copropriété qui découlent inévitablement de l’application de toutes les nouvelles lois.

Toutefois, cette réalité amène plusieurs risques pour les syndicats dans l’état actuel des lois et règles en place.

La copropriété : un contexte propice aux dérives

En effet, pour plusieurs raisons, le contexte des dernières années est plus propice aux dérives des conseils d’administration. Lorsque cela se produit, c’est tout le syndicat (et ses copropriétaires) qui en subissent les conséquences, lesquelles sont souvent de nature financière malheureusement :

• Fonds de prévoyance détournés : les fonds de prévoyance, qui sont de mieux en mieux garnis en raison de l’obligation de contribuer, selon une étude faite par un professionnel, peuvent présenter un intérêt pour des personnes souhaitant s’enrichir parfois illégitimement, car les syndicats peuvent présenter moins de contrôles internes pour les protéger contre les risques de fraude et de collusion ;
• Attribution de contrats douteux : certaines personnes pourraient vouloir toucher des ristournes sur des contrats de construction à être octroyés (parfois à des amis ou de la famille), sans que ceux-ci ne soient proposés au prix du marché ;
• Décisions biaisées : Des copropriétaires n’ont pas les moyens de suivre toutes les hausses de frais de copropriété liées aux nouvelles lois, ce qui peut biaiser leur jugement par rapport aux décisions qui devraient être prises dans l’intérêt du syndicat et de l’immeuble administré ;
• Difficulté à suivre les changements législatifs : Le nombre des lois et règlements (Code civil du Québec, RBQ, règlements municipaux, décrets divers, etc.) rend complexe le respect de ceux-ci pour les administrateurs, car parfois ils ne sont tout simplement pas au courant de leur existence. Toutefois, leur non-respect expose les syndicats à des amendes et parfois même à des recours judiciaires ;

Cela dit, il faut être clair, une dérive ne survient pas dès qu’il y a un désaccord ou une divergence de vision sur une question donnée, au sein d’un conseil.  Une dérive survient lorsque les risques ou les décisions, à très grande incidence ne sont pas analysés de manière adéquate, c’est-à-dire dans l’intérêt de la collectivité des copropriétaires.  Parfois, des administrateurs sont même prêts à cacher et dissimuler volontairement des informations et renseignements aux copropriétaires pour pouvoir continuer à faire les choses comme ils l’entendent.  Il n’existe actuellement aucun mécanisme de protection contre ces dérives puisque la gouvernance échappe à tout contrôle.

Il faut le dire clairement : aucun mécanisme formel ne protège les copropriétaires lorsqu’un conseil d’administration agit à l’encontre de leurs intérêts.

Actuellement, vous serez surpris d’apprendre que personne n’est à l’abri de dérives lorsque des administrateurs, méconnaissant les règles et lois  de la copropriété (ou ne voulant tout simplement pas les respecter, ou même parfois dans des cas extrêmes, des gens mal intentionnés, avec des agendas cachés ou une éthique discutable), prennent le contrôle d’un conseil d’administration pour y mener des projets qui vont à l’encontre des intérêts du syndicat, avec parfois la complicité de personnes mal intentionnées avec des agendas cachés ou une éthique discutable

Techniquement, pour un conseil d’administration formé de cinq personnes, il faut uniquement rassembler trois personnes pour pouvoir agir et prendre des décisions, sans être dérangés.

L’unique pouvoir des copropriétaires est de remplacer les administrateurs lors d’une assemblée annuelle ou encore de les destituer en exigeant la tenue d’une assemblée extraordinaire. Cependant, le conseil d’administration va souvent utiliser les moyens à sa disposition pour empêcher la tenue d’un processus démocratique par divers mécanismes :

1. En bâillonnant tout administrateur qui voudrait agir en tant que dénonciateur pour solliciter une assemblée extraordinaire sous prétexte qu’il est malintentionné et qu’il ne peut pas utiliser les renseignements personnels des copropriétaires pour rassembler 10 % des voix afin d’exiger la tenue d’une assemblée extraordinaire ;
   a. Par le retrait de ses accès à un logiciel de gestion ;
   b. Par l’envoi d’une injonction interdisant l’usage des courriels des copropriétaires.

2. Même si une assemblée extraordinaire est exigée des copropriétaires, un conseil d’administration pourrait retarder le plus loin possible la tenue d’une éventuelle assemblée extraordinaire, soit en attendant la date limite de convocation de celle-ci, soit 21 jours, pour la convoquer officiellement à une date située à l’extrême limite du délai maximal de convocation lequel est en général de 45 jours dans les déclarations de copropriété. En conséquence, un conseil d’administration peut continuer d’agir pendant plus de 66 jours sans être empêché d’agir.

Fausse impression : le gestionnaire n’est pas un garde-fou

Beaucoup de copropriétaires croient, à tort, que le gestionnaire est le garde-fou de la gouvernance en copropriété et qu’il veillera à ce que tout se déroule comme prévu quel que soit le conseil d’administration en place.  C’est une erreur, car même si un gestionnaire professionnel, consciencieux et diligent est en place depuis de nombreuses années, un changement de conseil d’administration peut rapidement changer la donne.  Le gestionnaire n’a aucun pouvoir décisionnel; celui-ci réside entre les mains des administrateurs.

Le gestionnaire est un conseiller, pas un décideur, et il ne peut absolument rien imposer ni alerter qui que ce soit en cas de dérive…

… Soyons réalistes, un conseil malintentionné tentera plutôt de se débarrasser d’un gestionnaire qui tenterait de le guider dans la bonne direction ou qui met en lumière les risques de ses agissements, car il deviendrait un empêcheur de tourner en rond pour eux.

Il faudra revoir les moyens de « protection du public »

Selon les ordres professionnels, le client d’une firme de gestion est le conseil d’administration et non le syndicat et ses copropriétaires.  Selon eux, celui qui signe le contrat de gestion est le conseil d’administration, donc c’est lui le client. 

Sur le plan théorique, ils ont raison.

En pratique, cela amène parfois de sérieux enjeux dans le secteur de la copropriété, car une copropriété n’a généralement pas la même culture de gouvernance et les mêmes mécanismes de protection en place pour éviter les dérives (par exemple des administrateurs avisés habitués aux règles de gouvernance, souvent également détenteur de titres professionnels, un contrôleur financier, des logiciels comptables sophistiqués, des contrôles internes et une séparation de certaines fonctions incompatibles, un ombudsman, etc.)

Que peut faire le gestionnaire professionnel lorsqu’un conseil d’administration est en dérive et ne prend plus les décisions dans l’intérêt du syndicat ? La réponse est simple: RIEN.  En effet, selon son code de déontologie, le gestionnaire professionnel demeure redevable de confidentialité envers son client, c’est-à-dire le conseil d’administration.  S’il estime que les agissements de son client constitueraient des manquements à son code de déontologie, il peut,,, mettre fin à son mandat

En termes de protection du public (les copropriétaires), cela me parait aberrant, mais c’est ainsi que le système professionnel fonctionne actuellement.

Mécanisme d’alerte

Actuellement, selon certains juristes, même un administrateur qui souhaiterait alerter les copropriétaires et les encourager à se mobiliser pour recueillir 10 % des voix afin de forcer la tenue d’une assemblée extraordinaire et débattre de certaines décisions ne serait pas en légitimité d’agir sous prétexte que :

• Les agissements de l’administrateur ne découlent pas d’une décision majoritaire du conseil et qu’il n’est donc pas acceptable d’informer les copropriétaires des enjeux au sein du conseil ;

• D’autre part parce que les décisions prises par le conseil font partie de ses pouvoirs et que conséquemment l’assemblée ne peut rien imposer au conseil d’administration même s’il le votait en assemblée des copropriétaires.

Pourquoi une telle position des juristes ?  Parce qu’eux aussi représentent le conseil d’administration, et non le syndicat ou les copropriétaires, en soi.  Et le client parle par le vote majoritaire des administrateurs qui constitue son conseil d’administration. 

En gros, on tourne en rond pour limiter les conséquences des cas de dérive.

Quelles solutions envisager ?

Plusieurs me disent que ce sujet est délicat à aborder et qu’il est regrettable que les syndicats se retrouvent pris dans ces dérives. Cela dit, je suis une idéaliste et j’ai espoir qu’on pourra trouver une solution permettant d’administrer correctement les copropriétés et d’éviter de telles dérives, et donc à terme un désintérêt pour ce mode d’habitation.  

Ainsi, voici donc quelques pistes de réflexion que je souhaite proposer.

IDÉE 1 : Donner un vrai pouvoir d’alerte à l’assemblée

Selon moi, dans l’état actuel des lois québécoises, il faudrait qu’une personne puisse d’alerter rapidement l’assemblée des copropriétaires pour qu’elle puisse prendre des décisions et, ultimement qu’elle puisse choisir de remplacer un, plusieurs ou tous les administrateurs si elle estime que ceux-ci lui font prendre des risques qu’une majorité de copropriétaires jugent inacceptables.

L’assemblée des copropriétaires pourrait forcer le conseil d’administration à adopter un code de conduite encadrant la gouvernance et l’éthique qui pourrait également impliquer la désignation d’un ombudsman. Une personne, interne ou externe à la copropriété, serait alors responsable de recevoir d’éventuelles plaintes et aurait le pouvoir de convoquer une assemblée des copropriétaires si elle estime que la situation est effectivement potentiellement préjudiciable aux copropriétaires. L’assemblée serait ensuite chargée de statuer. 

Si le processus d’ombudsman est trop complexe, alors peut-être qu’un administrateur seul pourrait avoir le pouvoir de convoquer une assemblée et d’y porter une décision qui autrement relève des pouvoirs du conseil d’administration, s’il juge que le conseil agit de manière préjudiciable à l’intérêt commun. Il en reviendrait alors à l’assemblée de trancher la question.

IDÉE 2 : Redéfinir le rôle du gestionnaire professionnel

Les gestionnaires professionnels pourraient également constituer un bon mécanisme de protection contre ces dérives, à condition qu’ils soient tous encadrés par un ordre professionnel. Ils seraient alors redevables à leur code d’éthique et de déontologie.

Étant bien au fait des affaires du syndicat et soucieux de la réussite à long terme de l’immeuble, ils pourraient être ceux qui ont le pouvoir de convoquer une assemblée extraordinaire lorsqu’un désaccord important survient au sein du conseil d’administration, afin d’éviter qu’un différend ne consume le conseil ou ne le rende complètement dysfonctionnel. 

Ce mécanisme devrait évidemment être utilisé avec parcimonie et en ultime urgence, car avoir recours à ce mécanisme pourrait briser le lien de confiance entre un conseil d’administration et son gestionnaire, lequel est essentiel à toute collaboration saine et efficace. 

Toutefois, dans les situations d’impasse que l’on voit ces derniers temps, cela permettrait de donner un moyen aux professionnels de mieux protéger le public contre des dérives importantes, comme le fait de quitter son mandat comme le propose les ordres professionnels. Cette option permettrait également à l’assemblée de statuer sur la question en litige et d’élire un ou plusieurs nouveaux administrateurs si les copropriétaires sont d’avis que les inquiétudes et constats du gestionnaire sont légitimes. 

L’objectif ici serait d’instaurer davantage de transparence et d’éviter que la firme de gestion soit victime de représailles de la part d’un conseil d’administration, simplement parce qu’elle tente de bien faire son travail et de protéger les intérêts du syndicat. 

IDÉE 3 : Confier le remplacement d’un mandat de gestion à l’assemblée

Pour mieux protéger les copropriétaires et limiter les dérives possibles du conseil d’administration, il pourrait être judicieux que le remplacement d’un mandat octroyé à une firme de gestion soient décidés par l’assemblée des copropriétaires (exception faite de l’octroi initial qui serait du ressort du conseil d’administration), sur recommandation du conseil d’administration et non pas par le conseil d’administration lui-même.

Dans le contexte législatif actuel, où les règles sont très complexes, le rôle du gestionnaire professionnel et la continuité de son mandat, s’il est bien exécuté bien sûr, sont si importants pour la mémoire collective d’un immeuble qu’il serait opportun qu’un conseil d’administration doive s’adresser à l’assemblée et obtenir un vote favorable du syndicat pour le remplacer par un nouveau gestionnaire. 

Le conseil serait chargé du choix de la première firme de gestion pour faciliter la mise en place de ce rôle au moment de la naissance d’une copropriété ou lorsqu’un conseil d’administration estime que ce rôle doit impérativement être pourvu pour le bien du syndicat. Le remplacement éventuel de cette compagnie serait soumis à la décision de l’assemblée des copropriétaires.

IDÉE 4 : l’Attestation sur l’état de la copropriété doit devenir obligatoire

Il est urgent que le règlement du gouvernement qui permettra de mettre en force l’article 1068.1 du Code civil du Québec vienne en application par l’adoption du règlement du gouvernement que nous attendons depuis 2019. 

L’idéal serait évidemment que cette Attestation soit incorporée à l’avis de convocation de l’assemblée annuelle comme le proposait l’AQGC dans son mémoire  de sorte qu’elle ne soit publiée qu’une fois par année et donc signée par le conseil d’administration, de sorte de rendre ces derniers imputables des informations qui y seront consignées.  Cette manière de fonctionner permettrait de rendre disponible, en tout temps, l’Attestation au promettant-acheteur et éviterait de dédoubler le travail (et les coûts) par rapport à la confirmation qui est fait par le syndicat pour le notaire qui instrumentera éventuellement la vente.

Évidemment, la transparence que cette Attestation (qui espérons-le, remplacerait potentiellement l’actuelle DRCOP) amènera pourrait encourager les administrateurs à s’impliquer et à garder l’intérêt commun à l’esprit.  En effet, un immeuble mal administré pourrait complexifier l’éventuelle vente des unités de condo pour leurs propriétaires. 

IDÉE 5 : Créer un tribunal administratif de la copropriété

Un mécanisme pourrait éventuellement être mis en place au sein d’un tribunal de la copropriété qui serait conçu pour désengorger les tribunaux réguliers (à l’image du tribunal administratif du logement qui statue sur les contentieux touchant les immeubles locatifs) et permettre à un administrateur de saisir en urgence le tribunal pour obtenir une décision contraignante autorisant la tenue d’une assemblée afin qu’elle puisse statuer sur une question litigieuse.

En conclusion

Cela fait maintenant 15 ans que je m’implique en copropriété.  J’ai vu l’évolution de ce secteur mais aussi ses failles.  Malgré les changements législatifs, le terrain reste parfois un Far West. Plusieurs ne respectent pas les lois, alors que d’autres veulent les utiliser pour harceler. 

Il va sérieusement falloir mettre en place des mesures dont on parle depuis tant d’années pour éviter de gros scandales et dérives supplémentaires.  Voici une petite liste de priorités urgentes à régler :

1. Adoption du règlement du gouvernement mettant en vigueur l’Attestation sur l’état de la copropriété ;
2. Professionnalisation des gestionnaires de copropriété ;
3. Mise en place d’un tribunal administratif de la copropriété ;
4. Rendre obligatoire la formation des administrateurs et exiger plus d’imputabilité par rapport à l’obligation de respecter les lois ;
5. Instaurer une garantie décennale sur la qualité de tout ouvrage neuf (pour favoriser la construction de qualité) ;
6. Revoir la réforme entourant la résolution des sinistres en copropriété (1074.2 C.c.Q), car celle-ci engendre toujours de nombreux enjeux, des coûts inutiles et des incompréhensions.

J’espère que le gouvernement entendra notre message et pourra agir, car le temps presse pour éviter que ce mode d’habitation collectif ne continue de perde de son attrait.

Élise Beauchesne, CPA, Adm.A
Présidente, SolutionCondo