Jeudi 6 mars 2025

La prévention des fêtes non autorisées en copropriété : comment anticiper et éviter les débordements ?

Dans les grands immeubles en copropriété, notamment en centre-ville, la gestion des espaces communs et le respect des règlements sont essentiels pour assurer une cohabitation harmonieuse entre les résidents.

Récemment, dans un immeuble d’envergure du centre-ville de Montréal géré par SolutionCondo, une fête non conforme aux règlements internes a pu être anticipée et évitée grâce à une gestion proactive de l’équipe de gestion.

L’organisation d’événements non autorisés peut engendrer des nuisances, compromettre la sécurité des lieux et créer des tensions entre les résidents. Retour sur les mesures prises et les bonnes pratiques à adopter.

Les défis des immeubles mixtes : copropriétaires et résidents locataires

Un des défis majeurs de la gestion de certains immeubles mixtes réside dans la cohabitation entre copropriétaires et résidents locataires, et la sensibilisation des résidents locataires aux règlements de copropriété. Ces derniers doivent avoir pris connaissance et avoir accès aux documents de gouvernance et être conscients des règles qui régissent les espaces communs en copropriété.

Une communication claire et régulière est donc essentielle pour éviter les infractions involontaires et assurer un respect harmonieux des règlements.

Dans de nombreux cas, des différences dans la gestion et les accès des espaces communs et des règles de vie peuvent entraîner des tensions ou des incompréhensions. Comme le souligne Antoine Portelance, gestionnaire immobilier dans l’équipe de Caroline Trudeau, Directrice Principale chez SolutionCondo : “Il faut comprendre que certains espaces communs peuvent être à usage exclusif des résidents copropriétaires des condos, mais que dans le cas dont nous parlons aujourd’hui, les tours ont aussi des résidents du côté locatif qui trafiquent les serrures pour accéder quand même à ces espaces.”

Cette réalité impose une vigilance accrue de la part des gestionnaires pour assurer le respect des règlements établis pour l’ensemble des occupants.

Une vigilance proactive pour prévenir les incidents

La prévention commence bien avant l’événement. Dans ce cas précis, l’équipe de gestion de l’immeuble a été alertée de l’organisation d’une fête par un résident locataire, dans un espace commun, un endroit réservé uniquement aux résidents copropriétaires. Or, les règlements de l’immeuble stipulent une limite stricte de quatre invités par unité, excluant ainsi la tenue d’une fête d’envergure.

Dès la réception de cette information, plusieurs actions ont été mises en place par l’équipe de gestion pour assurer le respect des règles :

• Identification du résident concerné et vérification de la situation.
• Coordination avec les équipes de sécurité dans l’immeuble pour renforcer la surveillance aux points stratégiques.
• Inspection des accès aux espaces communs, qui a permis de détecter que les serrures avaient été vandalisées afin de permettre l’accès.
• Présence sur place et mise en place d’une surveillance renforcée le soir de l’événement.

Antoine Portelance, gestionnaire de l’immeuble, souligne l’importance d’une réaction rapide : “Quand j’ai su, j’ai immédiatement alerté le superviseur des portiers. Il a lui-même averti ses portiers, et un portier de plus a été dépêché pour surveiller l’endroit où le party était prévu.”

Un autre élément clé de cette gestion proactive a été le verrouillage des accès aux espaces communs, qui ne pouvaient être utilisés qu’avec une puce d’identification. Cela permettait non seulement de limiter les entrées non autorisées, mais aussi d’identifier plus facilement les fautifs en cas d’infraction. De plus, un portier supplémentaire a été déployé pour renforcer la surveillance, et l’ensemble des équipes de sécurité a reçu des consignes strictes pour une vigilance accrue.

Comme l’explique Baptiste Grézel, également gestionnaire de l’immeuble :
« Dès que nous avons été informés, un courriel a été envoyé au locataire avec un rappel des règlements, ainsi qu’un courriel au copropriétaire l’informant de l’événement avec copie du courriel adressé au locataire. Le copropriétaire semble impliqué, ce qui, je pense, a permis également d’éviter la tenue de cette fête. »

L’importance de la communication après un incident

Une fois la situation sous contrôle, il est essentiel de communiquer avec l’ensemble des résidents pour les informer et rappeler les règlements en vigueur de la déclaration de copropriété. Une approche transparente permet non seulement d’éviter la répétition de telles situations, mais aussi de renforcer la confiance des copropriétaires envers leur équipe de gestion.

Une communication efficace permet aussi de responsabiliser les résidents et de prévenir de futurs incidents en s’assurant que tous comprennent bien les enjeux et les règles en place.

L’équipe de SolutionCondo privilégie une communication proactive après ce type d’incident. Elle utilise notamment la plateforme de gestion immobilière UpperBee, qui lui permet d’envoyer des rappels aux copropriétaires et locataires via des courriels. Cela permet de clarifier à nouveau les règles d’utilisation des espaces communs et de sensibiliser les résidents à l’importance du respect de celles-ci.

Une intervention efficace : une fête stoppée avant même de commencer

Dans l’exemple que nous mentionnons dans cet article, grâce à l’anticipation et à une bonne coordination des équipes sur place, l’événement a été « neutralisé » avant qu’il ne débute. Il semble que le résident ait pris conscience des mesures mises en place et ait renoncé à organiser la fête. Ce résultat met en évidence l’importance de la vigilance et de la réactivité dans la gestion des copropriétés.

“L’enjeu qui nous préoccupait, c’était de s’assurer que cet événement n’ait pas lieu et l’interrompre avant qu’il ne commence,” explique Antoine Portelance.

Par ailleurs, cet épisode a révélé un problème récurrent : la manipulation des accès par certains résidents locataires pour contourner les restrictions. Afin de pallier ce risque, une vérification quotidienne des portes et serrures a été instaurée.

“Depuis, je fais une tournée tous les matins pour m’assurer que tout est bien barré, et par exemple, je retire chaque jour des bandes adhésives laissées sur les portes pour les maintenir ouvertes,” ajoute-t-il.

Bonnes pratiques pour prévenir ce type de situation

Afin d’assurer une gestion efficace des événements non autorisés en copropriété, voici quelques recommandations :

1. Une communication claire des règlements de la copropriété : les copropriétaires et locataires doivent être informés des règles en vigueur concernant l’utilisation des espaces communs.
2. Un contrôle rigoureux des accès : assurer une maintenance fréquente des portes et systèmes de sécurité pour détecter toute manipulation.
3. Une réaction rapide en cas de suspicion : toute information relative à un événement non conforme doit être traitée immédiatement.
4. Une collaboration efficace avec les équipes sur le terrain, et notamment la sécurité : travailler en étroite collaboration avec les agents de sécurité pour assurer une surveillance accrue en tout temps et aux moments critiques.
5. Une approche pédagogique et dissuasive : sensibiliser les résidents aux conséquences des infractions et rappeler les sanctions applicables.

L’apport des outils numériques dans la gestion des immeubles

Pour mieux encadrer ces situations et prévenir les débordements, les plateformes technologiques comme UpperBee jouent un rôle clé en support aux équipes de gestion. Par exemple, elles permettent de :

• Envoyer des rappels automatisés sur les règlements d’utilisation des espaces communs.
• Gérer efficacement les réservations d’espaces partagés avec des règles bien définies.
• Permettre aux résidents de signaler facilement des incidents ou des irrégularités via leur application mobile.
• Assurer un suivi en temps réel des interventions et des problématiques de sécurité.

L’adoption d’outils numériques facilite ainsi la coordination entre les résidents, la sécurité et l’équipe de gestion, tout en garantissant un suivi rigoureux des accès et des événements.

Un phénomène récurrent dans les grands immeubles en copropriété

Ce type de problématique n’est pas isolé. De nombreux immeubles mixtes doivent composer avec des défis similaires, où les différences d’usage entre copropriétaires et locataires peuvent entraîner des conflits.

Conclusion

Une gestion rigoureuse et proactive d’un immeuble en copropriété est essentielle pour prévenir ce genre d’incidents et garantir la tranquillité et la sécurité des résidents.

L’exemple de cet immeuble du centre-ville de Montréal illustre comment une vigilance accrue, une bonne communication et une intervention rapide peuvent assurer un cadre de vie paisible pour tous les résidents. La prévention et la communication restent les meilleurs outils pour éviter les débordements et garantir la sécurité en copropriété.

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