Array
(
    [a] => Array
        (
            [href] => 1
            [title] => 1
        )

    [abbr] => Array
        (
            [title] => 1
        )

    [acronym] => Array
        (
            [title] => 1
        )

    [b] => Array
        (
        )

    [blockquote] => Array
        (
            [cite] => 1
        )

    [cite] => Array
        (
        )

    [code] => Array
        (
        )

    [del] => Array
        (
            [datetime] => 1
        )

    [em] => Array
        (
        )

    [i] => Array
        (
        )

    [q] => Array
        (
            [cite] => 1
        )

    [s] => Array
        (
        )

    [strike] => Array
        (
        )

    [strong] => Array
        (
        )

    [span] => Array
        (
            [lang] => Array
                (
                )

        )

    [u] => Array
        (
        )

    [ul] => Array
        (
        )

    [li] => Array
        (
        )

    [br] => Array
        (
        )

)

Mardi 5 novembre 2024

La reconnaissance faciale en copropriété : obligations légales et déclaration à la Commission d’accès à l’information

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (ci-après « Loi 25 ») a précisé le cadre juridique pour les organismes publics et les entreprises, tel un syndicat de copropriété, quant à leurs responsabilités et à leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels pour l’utilisation de la biométrie incluant les systèmes de reconnaissance faciale.

Qu’est-ce que la Biométrie

Selon le Guide Biométrie : principes à respecter et obligations légales des organisations

« La biométrie désigne l’ensemble des techniques qui permettent d’analyser une ou plusieurs des caractéristiques uniques d’une personne (physiques, comportementales ou biologiques) afin de déterminer ou de prouver son identité. »

La reconnaissance faciale (RF)

Toute technologie permettant l’identification ou l’authentification qui repose sur la biométrie est appelée « système biométrique ».

La RF fait partie de la catégorie de la biométrique morphologique qui est un système basé :

« Sur l’identification de traits physiques particuliers. Elle regroupe notamment, mais pas exclusivement, la reconnaissance des empreintes digitales, de la forme de la main, du visage, de la rétine et de l’iris de l’œil ».

Caractéristiques et mesures biométriques : des renseignements personnels

Les renseignements biométriques sont des renseignements personnels, c’est-à-dire des informations qui concernent un individu et permettent de l’identifier. Ils sont uniques, distinctifs et ils persistent dans le temps.

À titre de rappel, la Loi 25, a défini les règles et obligations concernant la collecte, l’utilisation, et la conservation de ces données, doivent respecter des normes strictes pour protéger la vie privée des individus.

Les obligations et responsabilités des syndicats de copropriété

La collecte et l’utilisation de renseignements biométriques par un syndicat de copropriété sont encadrées par plusieurs lois au Québec.

4.1 Lois applicables

La Commission d’accès à l’information (la Commission) est l’organisme chargé de voir à l’application des dispositions applicables à l’utilisation de la biométrie contenues dans les trois lois suivantes :

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information¹ ;
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels² ;
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé³.

4.2 Analyse préalable et évaluation d’impact par le conseil d’administration

Avant de procéder au déploiement et à l’utilisation d’un système biométrique, les syndicats de copropriété doivent obligatoirement faire une évaluation judicieuse de leurs besoins et bien connaître les règles applicables pour tenir compte du caractère sensible des renseignements personnels biométriques.

Ainsi, le recours à la biométrie doit viser à résoudre une situation problématique, donc poursuivre un objectif important et légitime (par exemple des accès non autorisés et vols de colis).

Tel que mentionné au Guide, le syndicat doit :

« Spécifier et documenter le problème rencontré dans la poursuite de cet objectif qui justifie de recueillir des renseignements personnels en ayant recours à la biométrie ».

Si après l’évaluation le syndicat conclut à la nécessité des mesures biométriques, ce dernier ne peut recueillir que les renseignements qui sont essentiels à la vérification ou confirmation de l’identité.

4.3 Déclaration obligatoire à la Commission

De plus, avant toute utilisation ou mise en service du système biométrique, le syndicat doit impérativement :

Déclarer [le] système ou procédé biométrique à la Commission préalablement à son utilisation; dans le cas où une banque de mesures biométriques est créée, la déclaration à la Commission doit être faite au minimum 60 jours avant sa mise en service.

Sur réception de la déclaration, la Commission peut décider, selon le type de déclaration :

de ne pas intervenir;
de transmettre une correspondance indiquant des éléments problématiques;
d’exercer les pouvoirs de surveillance.

Selon la réponse de la Commission, des interventions additionnelles du syndicat pourraient être requises afin de répondre aux exigences de la loi.

4.4 Consentement express des personnes concernées

L’article 44 de la Loi 25 interdit d’exiger que la vérification ou la confirmation de l’identité d’une personne soit faite au moyen d’un procédé permettant de saisir des caractéristiques ou des mesures biométriques.

Cela implique qu’un syndicat :

Obtienne le consentement valide et exprès de chaque personne;
Prévoit une solution alternative pour vérifier ou confirmer l’identité de la personne, en cas de refus ou de retrait de son consentement;
Informe de manière transparente les résidents, copropriétaires et locataires de la collecte;

Ainsi, un syndicat de copropriété ne peut faire appel à des caractéristiques ou des mesures biométriques à l’insu de la personne concernée saisie sans qu’elle en ait connaissance.

En pratique, afin d’établir ce consentement de manière explicite et sans équivoque, il est recommandé de faire signer un document par lequel la personne concernée a exprimé son accord à la collecte des renseignements personnels.

De plus, une politique détaillée de gestion des données biométriques doit être mise en place, spécifiant comment ces données sont collectées, utilisées, conservées, et, le cas échéant, supprimées. Cette politique doit être accessible aux copropriétaires et occupants.

Les conséquences en cas de non-conformité à la loi

La non-conformité à la Loi 25 peut entraîner des sanctions sévères. Les syndicats de copropriété risquent des amendes pouvant aller jusqu’à 25 millions de dollars pour les infractions graves liées à la protection des données personnelles.

De plus, en cas de fuite de données ou de mauvaise gestion des renseignements personnels, les personnes concernées pourraient réclamer et obtenir une compensation financière du syndicat de copropriété pour les dommages et intérêts subis due au non-respect de la loi.

Conclusion

La loi impose un encadrement strict pour l’utilisation des technologies biométriques en copropriété, garantissant ainsi la protection des renseignements personnels tout en permettant l’utilisation de ces technologies de manière sécurisée et légale.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les guides et formulaires disponibles sur le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Vous pouvez également contacter le département juridique de SolutionCondo, qui pourra répondre à vos questions ou, le cas échéant, vous accompagner pour la mise en place d’une politique de gestion des systèmes de données biométriques avec votre fournisseur de services.

Me Sylvain Dufresne, Avocat
Directeur Affaires Juridiques

1 RLRQ, c. C-1.1; ci-après la LCCJTI.

2 RLRQ, c. A-2.1; ci-après la Loi sur l’accès.

3 RLRQ, c. P-39.1; ci-après la Loi sur le privé.