Vendredi 13 juin 2025

La transition de gestionnaire : une étape cruciale à ne pas négliger

Vous êtes administrateur d’un syndicat de copropriété et envisagez de changer de firme de gestion prochainement? Avant de faire le changement, assurez-vous de procéder à certaines vérifications d’usage crucial.

Avant toute chose, votre entreprise de gestion de copropriétés agira comme le fait un pilote d’avion, c’est elle qui aura les commandes du syndicat, bien entendu avec les orientations données par le conseil d’administration. Il est primordial que le choix soit fait selon plusieurs critères précis, sans quoi le changement pourrait ne pas être bénéfique pour l’ensemble des copropriétaires.

Dans cette optique, questionnez-vous à savoir quels sont les premiers motifs pour mettre fin au contrat de votre gestionnaire actuel. Il peut s’agir de plusieurs raisons : manque de suivi général, incapacité à réaliser certaines tâches prévues au contrat, honoraires jugés trop élevés, reprise en charge de la gestion par le conseil d’administration, etc.

Analysons les différents critères qui devraient être pris en compte dans la comparaison des offres de service :

Le prix

Bien entendu, le coût des services est un facteur sensible et dans bien des cas, un facteur déterminant. Le coût le plus bas ne veut jamais dire que le service sera à la hauteur des attentes. Par ailleurs, considérant que plusieurs facteurs entrent en compte dans le calcul des prestations, il est important de comparer les soumissionnaires sur une même base.

Les inclusions

Tout dépendant du type de contrat dont votre syndicat a besoin (gestion financière/administrative, gestion complète, gestion premium), la gamme de prestations augmente en grade et en prix. Plus votre immeuble comporte de services et plus le roulement de résidents est élevé, plus votre contrat devrait comprendre d’heures de gestion, autrement le conseil d’administration devra en payer le prix et mettre l’épaule à la roue.

Dans des immeubles de grande taille, il n’est pas rare que le contrat comprenne l’attribution d’employés de gestion à temps plein qui seront dédiés pour travailler uniquement sur votre immeuble. Ces employés pourraient être à l’emploi du syndicat ou tout simplement des employés de la compagnie de gestion que vous embauchez. Si le fait d’avoir des employés du syndicat peut apporter des économies de coûts non-négligeables (aucune taxe de vente à payer, salaire et avantages offerts aux employés négociés directement avec ces derniers), d’autres implications sont à prévoir, notamment de devoir assurer la gestion de ces employés.

Les prestations facturables en extra

De façon générale, la plupart des contrats standards de gestion complète incluent des tâches qui incombent généralement aux compagnies de gestion : gestion administrative courante, tenue de livres, gestion du budget et des dépenses, gestion des registres et contrats de fournisseurs, préparation des réunions du conseil d’administration et assemblées générales, appels de service simples, etc. En revanche, la très grande majorité des contrats contiennent des extras facturables sur une base horaire pour des prestations additionnelles, notamment la gestion des sinistres, la gestion des travaux majeurs et d’améliorations, tout projet particulier à la demande du C.A. (ex. ajout de caméras, modifications du système d’accès, améliorations des espaces communs, affichage, etc.), la gestion des litiges, la gestion des dossiers complexes d’infractions continues ou encore le suivi des audits financiers.

Prenez donc l’occasion de réviser votre historique des dernières années quant au volume de sinistres, travaux spéciaux et majeurs, vos demandes particulières en tant que conseil d’administration et ce qui est à prévoir dans un futur rapproché. Prévoyez un budget conséquent afin de ne pas être pris au dépourvu si vous devez monter un budget prévisionnel. Cet exercice vous permettra de mieux estimer ces charges additionnelles en fonction de l’offre de chaque soumissionnaire.

Si votre syndicat décide d’opter pour un contrat premium, vous pourriez bénéficier d’employés de site avec horaire prédéterminé (ex. 40h par semaine). Votre contrat pourrait également être accompagné d’une banque d’heures de directeur de gestion, permettant à un directeur de notre équipe d’accompagner l’équipe sur site pour des projets plus complexes, par exemple pour la restructuration des employés, le remaniement d’un budget avec plusieurs clés de répartition, la préparation de procédures internes ou encore la gestion de projets spéciaux ou travaux majeurs. Cette banque n’étant pas illimitée, il est important qu’elle soit suffisamment garnie pour éviter des extras en fin d’année.

Les relations avec les personnes ressources du gestionnaire

Les conseils d’administration étant composés d’une multitude de personnes avec des parcours professionnels différents, il arrive bien souvent des conflits de personnalité au sein du conseil d’administration. Si la plupart des conseils finissent par laisser de côté leur conflit personnel pour opérer efficacement, il arrive parfois que la situation s’envenime et tourne au vinaigre sans qu’un consensus ne soit trouvé par la majorité des administrateurs.

Il en est de même avec votre gestionnaire, il est primordial que les personnes clés avec qui vous travaillerez auront la même vision que vous quant aux orientations que vous souhaitez faire évoluer au sein du syndicat. En d’autres mots, vous devez avoir un match avec l’équipe de gestion qui agira pour votre syndicat et partager les mêmes orientations que ceux-ci.

Avant de signer le mandat, n’hésitez pas à passer en entrevue les personnes clés afin de bien cerner vos attentes quant à la bonne cohésion du mandat. Vaut mieux dès le départ mettre carte sur table et éviter les incompréhensions découlant d’une vision erronée des priorités.

Les compétences et les ressources disponibles

Chaque immeuble ayant ses particularités et ses besoins, l’offre de services doit être adaptée en fonction de ceux de votre immeuble. Par exemple, si vous avez un immeuble complexe avec de nombreux enjeux dans différents domaines, il est essentiel que votre compagnie de gestion ait accès à l’interne à de nombreux spécialistes, tels que CPA, CRHA, avocat, technologue ou architecte, etc.

Au contraire, si votre syndicat est de petite taille et que vous souhaitez une approche boutique, il se peut que vous préfériez une structure de plus petite taille avec moins d’intervenants impliqués à l’interne.

Les conflits d’intérêts

Certaines firmes de gestion immobilières étant détenues en tout ou en partie par d’autres actionnaires immobiliers, incluant des promoteurs immobiliers, il est important que votre gestionnaire n’ait aucun intérêt externe. Par exemple, il serait désavantageux d’être représenté par une entreprise de gestion détenue en partie par le promoteur de l’immeuble si votre immeuble est en processus de réception des parties communes et veut s’éviter de potentiels litiges.

L’utilisation de logiciels de gestion spécialisés

Le travail de gestionnaire de copropriétés ayant énormément évolué depuis la mise en place de nombreuses obligations imposées aux syndicats de copropriété depuis les cinq dernières années, il est important que votre gestionnaire utilise les outils les plus performants et les mieux adaptés à la réalité du marché.

De plus, au moment du transfert, assurez-vous que les logiciels utilisés par votre gestionnaire soient les mêmes. Autrement, prévoyez une façon de faire le transfert d’informations cruciales entre compagnies pour que votre nouveau gestionnaire soit opérationnel dès le premier jour de son mandat.

Les références

Vous hésitez entre deux candidats et malgré avoir évalué l’ensemble des critères plus haut vous n’arrivez pas à trancher, pourquoi ne pas sonder les clients actuels des gestionnaires pressentis afin d’avoir des recommandations et de confirmer vos doutes ou appréhensions? Vous aurez ainsi une opinion externe neutre avant de prendre votre décision.

En conclusion, bien que le processus puisse s’avérer fastidieux, il est important de faire vos vérifications en amont afin de ne pas entamer tout le processus et de regretter votre choix. Après tout, comme conseil d’administration, il est dans votre devoir de mettre en application les décisions dans le meilleur intérêt de la collectivité des copropriétaires et tout changement n’est pas nécessairement bénéfique.

Bonne recherche!  

Renaud Bourassa
Directeur de gestion