Mardi 13 mai 2025

Le registre des clés et des polices d’assurance des copropriétaires : on vise l’exhaustivité ou non ?

Le 17 février 2025, un jugement intéressant est survenu et nous donne de nombreuses indications sur la manière de procéder dans le nouveau contexte de l’assurance.  Le site CondoLegal.com a détaillé les leçons à tirer de ce jugement lequel peut être lu dans son intégralité ici : Syndicat des copropriétaires du 1200 Ouest c. Sarhan (2025 QCCS 434)

Le point qui fait sourciller bien des syndicats est le fait que le syndicat ait été blâmé à 50 % des coûts de la réclamation puisque de l’avis du Tribunal, il n’avait pas eu une conduite raisonnable pendant une longue période de temps.

Extrait du jugement
[15]  Cela dit, le Tribunal est aussi d’avis que le Syndicat a également été fautif en n’ayant pas fait les suivis et rappels appropriés auprès du Défendeur pour l’obtention d’une copie des clés et de la police d’assurance dommages et responsabilité civile.  S’il est vrai que ce manquement ne saurait disculper le Défendeur de ses obligations pour autant, le Tribunal est d’avis que la conduite du Syndicat, qui avait par ailleurs retenu les services d’une compagnie de gestion spécialisée dans l’administration de tour d’habitation de copropriété, s’éloigne de celle d’un syndicat raisonnable placé dans les mêmes circonstances.  En négligeant de faire de tels suivis pendant les onze années durant lesquelles le Défendeur a été propriétaire de son unité, le Syndicat a commis une faute. Une faute qui a contribué au Sinistre, aux dommages en résultant et au paiement de la Franchise. 

Est-ce dire que le syndicat doit maintenant courir après les copropriétaires, même les récalcitrants pour obtenir les copies de la police d’assurance privative et de la clé pour accéder à l’unité privative ? 

De notre avis, le syndicat a un devoir de sensibilisation pour s’assurer que les copropriétaires soient conscients de leurs obligations. L’avis de convocation de l’assemblée annuelle (et son procès-verbal), les mémos périodiques et les registres du syndicat avec rappel automatisé peuvent être de bons moyens de faire cette sensibilisation.

Ceci dit, comme dans toutes les copropriétés, il y aura toujours quelques copropriétaires réfractaires à se conformer, peu importe la règle en question. Que doit-on alors faire ?

Les options qui s’offrent au syndicat pour faire preuve de diligence

Option 1 : Rappels aux copropriétaires

Certains syndicats choisiront de rappeler aux copropriétaires leurs obligations en précisant que s’il survient un problème, ils seront tenus responsables des conséquences additionnelles que le défaut de se conformer aura occasionné.

Les différents forums mis à disposition du syndicat, tels que l’assemblée annuelle (avis de convocation, durant l’assemblée et dans le procès-verbal) et les infolettres ou les mémos transmis à tous peuvent être de bons moyens de communication.

Également, certains logiciels comme UpperBee permettent par ailleurs de tenir ce type de registres (clés privatives, polices d’assurance privatives, chauffe-eau privatifs, etc.) et de transmettre des rappels périodiques lorsque le copropriétaire ne s’est pas conformé à son obligation.

Option 2 : Envoi d’un avis d’infraction 

Beaucoup de syndicats ont une clause pénale qui permet d’intervenir en cas de non-respect de la déclaration de copropriété et d’éventuellement imposer des amendes aux contrevenants.  

C’est une façon plus musclée de faire un ultime rappel. Ceci dit, lorsqu’on impose des amendes, la question est à savoir jusqu’où le syndicat se rend, dans la mesure où les amendes imposées pourraient également ne pas être payées par le contrevenant.

Le syndicat, pour conserver sa crédibilité pourrait alors devoir entamer une réclamation à la Cour des petites créances pour recouvrer les sommes en souffrance. 

Option 3 : Injonction 

Ultimement le syndicat pourrait consulter un conseiller juridique pour déterminer si l’avenue d’aller en injonction pour forcer le respect de la déclaration de copropriété pourrait être envisageable.

À notre avis, cela serait comme tuer une mouche avec un bazooka, mais bon… on laissera les avocats déterminer si c’est une option viable.

Le registre des polices d’assurance privative

Ce que prévoit la majorité des déclarations de copropriété récentes

Obligation d’assurance du copropriétaire

Les déclarations contiennent depuis toujours un article du type de celui reproduit ci-dessous : 

6.3.1 Chaque Copropriétaire doit obtenir et maintenir en vigueur une assurance immobilière contre les dommages occasionnés à la plus-value donnée à ses Parties Privatives, notamment les Améliorations apportées par ou pour lui, et contre les dommages occasionnés à ses biens mobiliers ou effets personnels se trouvant dans ses Parties Privatives.

Également, on retrouve de plus en plus l’obligation pour le syndicat de tenir un registre des polices d’assurance individuelles, telles que ce qui est reproduit ci-dessous.

11.1 Le Registre du Syndicat doit être tenu et conservé sous la supervision du conseil d’administration. Dans tous les cas, l’article 37 du Code civil du Québec doit être respecté: « Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation. »

11.2 Le Registre de la copropriété et du Syndicat comporte notamment :

…

11.2.12 Le registre des polices d’assurance individuelles obtenus des Copropriétaires et sa mise-à-jour;

…

Ce registre est l’un des plus difficiles à maintenir à jour, car il concerne tous les copropriétaires et la police d’assurance privative de chacun a une date d’échéance différente. Ainsi, le travail administratif associé au maintien de ce registre pour en assurer l’exhaustivité est colossal, alors même qu’une personne pourrait mettre fin à sa police d’assurance, une fois qu’elle en a transmis copie au syndicat.

Un syndicat n’aura donc jamais la certitude absolue que ses copropriétaires et locataires seront assurés au moment d’un sinistre, malgré toute l’énergie qu’il pourrait mettre à maintenir ce registre à jour.

À notre avis, le conseil d’administration devra éventuellement décider le niveau d’énergie (et les ressources financières) qu’il déploie (vs les risques pour le syndicat) pour obtenir l’assurance que tous les copropriétaires se sont conformés à LEUR obligation.