La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous aider à comprendre la manière dont nous gérons et protégeons les Renseignements personnels dans le cadre de nos activités et dans les limites de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).  

PORTÉE 

La Politique s’applique aux Renseignements personnels (tels que définis ci-après) concernant les utilisateurs du site Web http://www.solutioncondo.com/ (ci-après le « Site Web »). 

La Politique s’applique aussi aux Renseignements personnels concernant nos clients, cocontractants et candidats à l’emploi. 

La Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web ou dans ses communications. Si vous suivez un lien vers le site Web d’un tiers, celui-ci devrait disposer de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels. 

PRINCIPES GÉNÉRAUX 

Solution Condo prend l’engagement de respecter, tant dans ses politiques internes que dans ses opérations et affaires courantes, les principes suivants : 

• Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné aux fins et objectifs spécifiques identifiés dans la présente Politique suivant les modalités précisées à la présente. Ces renseignements ne seront recueillis, utilisés et communiqués qu’en vue d’accomplir les fins précisées à la présente Politique. 

• L’accès à vos Renseignements personnels par Solution Condo est strictement limité aux employés pour lesquels ces Renseignements personnels sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et/ou à l’accomplissement de leurs tâches. 

• Solution Condo reconnaît que la communication de vos Renseignements personnels à des tiers requiert votre consentement sauf dans les cas décrits à la  la présente Politique ou lorsqu’autrement autorisé et/ou exigé par la Loi ou toute autre disposition législative. 

• Solution Condo ne conserve vos Renseignements personnels que pendant la période nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis en conformité avec la présente Politique. 

• Solution Condo s’efforce d’obtenir des Renseignements personnels exacts, complets et à jour, mais vous avez, selon le cas, le droit de les rectifier suivant les modalités précisées à la présente Politique. 

ACCEPTATION ET CONSENTEMENT  

EN UTILISANT LE SITE WEB OU EN COMMUNIQUANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À NOS REPRÉSENTANTS, VOUS CONSENTEZ À CE QU’ILS SOIENT RECUEILLIS, UTILISÉS, COMMUNIQUÉS ET CONSERVÉS CONFORMÉMENT À LA PRÉSENTE POLITIQUE.  

En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique, par exemple, en cochant une case confirmant votre consentement ou en apposant votre signature sur un formulaire demandant votre consentement) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels, par exemple en remplissant un formulaire). 

Sauf lorsque la Loi prévoit autrement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sur transmission d’un préavis raisonnable à Solution Condo. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos Renseignements personnels, certaines fonctionnalités de notre Site Web et/ou certains services pourraient ne plus vous être accessibles ou offerts. 

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS, MOYENS ET FINALITÉS DE LA COLLECTE 

Par « Renseignements personnels », on entend tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. 

Si nous recueillons d’autres Renseignements personnels de manière ponctuelle selon nos besoins, nous vous demanderons votre consentement en conformité avec la présente Politique. 

a. Gestion immobilière  

Lorsque vous visitez le Site Web, vous nous fournissez deux types d’informations : d’une part des informations personnelles, que vous avez volontairement choisi de révéler et que nous collectons et d’autre part, des données dites non personnelles que nous collections relativement à l’utilisation du Site Web. 

Solution Condo recueille notamment les Renseignements personnels suivants : 

• Renseignements d’identification : prénom et nom; 

• Renseignements de contact : adresse postale, numéro de téléphone et courriel; 

• Autres renseignements sur le Syndicat de copropriété  

Nous pouvons également collecter d'autres informations que vous soumettez lorsque vous nous demandez des informations sur nos produits et services (devis, assistance, etc.) sur notre Site Web. 

De plus, les Renseignements personnels peuvent être recueillis lors de vos conversations téléphoniques et/ou échanges de courriels avec nos représentants. Ils peuvent aussi être recueillis via la plateforme UpperBee (https://upperbee.com/fr/politique-de-confidentialite).  

Ces Renseignements personnels sont nécessaires à l’accomplissement des finalités suivantes : 

• Établir et maintenir notre relation avec vous et vous offrir un service continu; 

• Obtenir des statistiques sur votre satisfaction; 

• Vous transmettre des avis et des informations; 

• Vous fournir des services par l’intermédiaire de tiers; et 

• Répondre aux exigences de la loi. 

b. Ressources humaines 

Le département des ressources humaines de Solution Condo recueille sur les employés les catégories de Renseignements personnels suivants : 

• Renseignements d’identification : prénom et nom, date de naissance, photo, pièce d’identité (notamment pour fins d’indentification initiale d’un employé et en cas d’accident/arrêt de travail), NAS; 

• Renseignements de contact : adresse postale, courriel, numéro de téléphone d’un contact d’urgence; 

• Renseignements médicaux : informations sur la vaccination liées à la COVID, renseignements liés aux accidents de travail et maladies professionnelles survenus dans le cadre de la relation d’emploi avec Solution Condo; 

• Renseignements sur l’historique académique et d’emploi : informations généralement fournies dans un curriculum vitae, une lettre de motivation et/ou dans un ou des diplômes académiques; et 

• Renseignements financiers : spécimen de chèque (pour la paie). 

Ces Renseignements personnels peuvent être recueillis via des plateformes technologiques dédiées à la gestion des ressources humaines et à la gestion de la paie ou via des firmes de recrutement externe pour les renseignements généralement fournis dans un curriculum vitae. 

Concernant les candidats à l’emploi, nous recueillons les Renseignements personnels généralement fournis dans un curriculum vitae tels que la liste des emplois occupés durant la carrière ainsi que des renseignements d’identification et de contact tels que les noms et prénoms, numéros de téléphone et adresse courriel. Par la suite, les autres Renseignements personnels listés ci-haut sont recueillis au fur et à mesure qu’ils deviennent nécessaires à l’avancement du processus d’embauche. 

TÉMOINS DE CONNEXION (COOKIES) 

Votre utilisation du Site Web nous permet de compiler automatiquement certains renseignements, soit des témoins de connexion, qui peuvent inclurent : 

• L’adresse de protocole Internet (ou adresse IP) de votre ordinateur; 

• Votre zone de géolocalisation; 

• Le système d’exploitation que vous utilisez; 

• La langue de préférence; 

• L’identité de votre fournisseur de services Internet; 

• La date et l’heure auxquels vous avez accédé au Site Web; 

• Le Site Web précédent que vous avez visité et qui vous a fourni un lien à notre Site Web; et 

• Le contenu visionné et téléchargé sur notre Site Web ou le nombre de visites. 

Généralement, les témoins de connexion que nous utilisons sont regroupés en trois catégories : 

• Témoins de connexion techniques : Les témoins techniques sont utilisés tout au long de la navigation pour faciliter l’utilisation de notre Site Web. Par exemple, un témoin technique peut être utilisé pour se souvenir de votre nom d’utilisateur pour faciliter votre connexion, pour se souvenir de vos préférences ou des options choisies; 

• Témoins de connexion analytiques : Ces témoins sont anonymes et ils servent à recueillir des statistiques d’utilisation de notre Site Web et les préférences des utilisateurs. Ces témoins peuvent être utilisés pour collecter des données sur les interactions des utilisateurs avec notre Site Web, telles que les clics et les mouvements de souris. Les informations recueillies peuvent être utilisées pour analyser le comportement des utilisateurs et améliorer l’expérience de navigation sur notre Site Web. 

• Témoins de connexion publicitaires : Ces témoins peuvent être ajoutés par le Site Web ou par d’autres sites diffusant de la publicité ou des annonces. Ces témoins recueillent de l’information de façon anonyme et établissent votre profil de visiteur. Ces témoins peuvent également être utilisés pour suivre l’efficacité des publicités et mieux cibler les annonces en fonction du comportement de navigation précédent. Des témoins de connexion seront notamment utilisés par les médias sociaux suivants : LinkedIn, Facebook, Tik Tok, ainsi que par des partenaires tels que Microsoft, Bing, Google, Google Analytics et OpenX. 

Si vous le désirez, vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsque vous recevez des témoins ou pour qu’il les refuse. Il est possible d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de bloquer la création de témoins ou de recevoir un avertissement avant qu’un témoin ne soit enregistré. 

Ce faisant, votre usage de notre Site Web peut toutefois être affecté et il se peut que vous n’ayez alors plus accès à toutes ses fonctions.  

SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

La sécurité de vos Renseignements personnels est une priorité pour nous. Nous avons mis en place des mesures raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. 

COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS  

Dans le cadre de nos activités, nous ne communiquons pas vos Renseignements personnels à des tiers situés à l’extérieur du Québec. 

Si, exceptionnellement, nous sommes amenés à communiquer vos Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous effectuerons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tiendra compte : 

• De la sensibilité des Renseignements personnels; 

• De la finalité de leur utilisation; 

• Des mesures de protection dont ils bénéficieront; et 

• Du régime juridique applicable dans l’État où ces Renseignements personnels seront communiqués. 

Nous n’allons procéder à cette communication que si cette évaluation démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate au regard des principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus. De plus, cette communication devra faire l’objet d’un contrat écrit qui tient compte de l’ensemble des conclusions de l’évaluation. 

CONSERVATION 

Nous conservons les Renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsque des exigences légales ou des intérêts contractuels reconnus par la Loi nous obligent à les conserver pour une plus longue période. Nous nous réservons également le droit d’établir de temps à autre des politiques de destruction des Renseignements personnels.  

TRAITEMENT DES DEMANDES 

Toute demande d'accès, de rectification ou de suppression, ainsi que toute plainte concernant la gestion de certains Renseignements personnels doit être adressée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels à:  

Me Sylvain Dufresne, Directeur des affaires juridiques 
1751 Rue Richardson, Suite 6115, Montréal, QC H3K 1G6 
Courriel : [email protected] 
Téléphone : (514) 935-6999 

MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE  

SolutionCondo se réserve le droit d’apporter des modifications à cette politique de confidentialité lorsque de nouveaux services sont offerts et/ou qu’il y a des modifications aux services existants. Les changements deviendront effectifs lorsqu’une annonce sera faite sur SolutionCondo.com. 

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 1er septembre 2024.