Depuis l’annonce de la mise en vigueur du règlement encadrant l’attestation du syndicat dans la foulée de la Loi 16, plusieurs acteurs de la copropriété se posent la question sur la pertinence du formulaire de « Demande de renseignements au syndicat des copropriétaires (DRCOP) » anciennement utilisé par les courtiers immobiliers.
Ce document qui était uniquement « recommandé » par l’OACIQ visait à faciliter l’obtention d’information de la part du syndicat pour permettre au courtier de jouer plus facilement son rôle de conseil auprès de son client. Cela dit, les informations exigées dans le formulaire de DRCOP se sont allongées au fil des années, amenant de plus en plus de risque de litiges pour les syndicats puisqu’il était attendu d’eux des renseignements parfois très pointus ou qui relevaient de l’appréciation du futur.
Avec la venue de l’attestation entrée en vigueur depuis le 14 août dernier, l’usage de la DRCOP devra assurément changer et ce formulaire pourrait même être voué à disparaître. L’AQGC avait prédit ce changement de mœurs dans son communiqué du 26 mai dernier. Voici les principales raisons de ces changements qui vont s’amorcer :
1. Une clarification réglementaire qui structure l’information obligatoire
Aucun syndicat n’est légalement tenu de remplir le formulaire DRCOP, bien que la pression de certains courtiers à l’endroit des syndicats était telle par le passé que plusieurs administrateurs et gestionnaires finissaient par compléter le document au lieu de simplement fournir au vendeur et son courtier l’accès aux renseignements et documents requis pour que le courtier s’en charge.
Le fait que l’OACIQ ait structuré le formulaire DRCOP en exigeant la signature d’une personne autorisée du syndicat à la fin créait aussi beaucoup de confusion pour les syndicats qui croyait que cela était une obligation, ce qui n’est absolument pas le cas. Toutefois, comme les administrateurs et les gestionnaires signaient au bas de la DRCOP, en cas de litige, c’était souvent eux qui étaient mis en cause.
Avec l’instauration de l’attestation du syndicat, le législateur est venu clarifier les renseignements qu’un syndicat est tenu de fournir en vu de faciliter la décision d’achat d’un promettant-acheteur (1068.1 C.c.Q et règlement). Cela dit, un promettant-acheteur pourrait adresser une panoplie d’autres questions au syndicat suivant une promesse d’achat et ce dernier serait alors tenu de fournir les renseignements en sa possession, moyennant un frais raisonnables (1068.2 C.c.Q).
En d’autres termes, l’attestation vient suppléer la fonction « collecte d’information standard » que la DRCOP visait à remplir, mais avec une assise légale et des exigences précises.
2. Réduction des redondances et des coûts superflus
Un autre argument fort qui milite en faveur du remplacement de la DRCOP est l’inefficacité qui découle des doublons de renseignements à fournir tout au long du processus de la transaction immobilière. Beaucoup de questions de la DRCOP sont reprises dans les questionnaires de notaires pour tous les renseignements particularisés à l’unité de condo alors que tout ce qui touche le bâtiment est également dorénavant pris en charge par l’attestation.
De plus, le cumul des coûts (DRCOP + formulaire de confirmation du notaire + attestation) pèse lourd sur le vendeur et suscite de la frustration envers les syndicats / gestionnaires qui voient des demandes multiples pour des documents similaires.
3. Clarification des responsabilités et protection des syndicats
L’un des enjeux majeurs liés à l’utilisation de la DRCOP est l’imputation de responsabilité qui a graduellement, au fil des années, été de plus en plus transféré vers le syndicat ou le gestionnaire qui complète et signe le formulaire. Remplir une DRCOP engage légalement celui qui en assume la signature : en cas d’erreur ou d’omission, l’auteur pourrait être visé dans un litige.
L’attestation du syndicat, quant à elle, est conçue comme une déclaration formelle de l’état de l’immeuble, et contient uniquement des renseignements objectifs prescrits par le règlement. Cela protège les syndicats et gestionnaires en encadrant la portée de ce qui leur est demandé.
Sans compter qu’avec la venue ces dernières années de plateforme numérique, il est possible de rendre à disposition du copropriétaire les informations qui le concerne (frais de condo mensuel, solde d’impayés, infractions commise, litiges en cours, sinistre en cours, etc.) et ainsi permettre au courtier de plus facilement accomplir son devoir de vérification / d’interprétation qui lui revient envers le vendeur pour remplir adéquatement la »déclaration du vendeur » (ou l’équivalent d’une DRCOP) ainsi qu’envers l’acheteur pour le guider vers un consentement éclairé.
Ainsi, l’attestation permet de mieux définir les rôles de chaque intervenant :
- le syndicat / gestionnaire fournit l’information qu’il détient,
- le courtier ou l’acheteur réalise la revue diligente et l’analyse,
- le syndicat n’endosse pas un rôle de conseil dans la transaction.
Ce redressement de la répartition de responsabilités qui est rendu possible par la venue de l’attestation couplé à l’utilisation de logiciels infonuagiques performants, permettra une meilleure autonomie des courtiers immobiliers dans leur travail pour faire les vérifications et analyses requises et ainsi exercer plus facilement leur rôle de conseil sans une intervention du syndicat aussi importante qu’il était proposé avec la DRCOP. Cela est vu d’un très bon œil par l’industrie de la gestion de copropriétés et par les syndicats, car ces derniers doivent effectivement être des facilitateurs d’accès aux renseignements, mais n’ont pas à jouer un rôle actif dans la transaction immobilière.
4. Pratiques recommandées pour l’avenir
L’attestation n’est pas un outil parfait ni exempt de défis, mais elle offre aux syndicats et gestionnaires un cadre plus clair sur ce qui est attendu d’eux, tout en facilitant le travail des courtiers. Il est donc recommandé aux administrateurs de syndicat et à leurs gestionnaires le cas échéant de :
- produire l’attestation de façon planifiée (par exemple annuellement) au moment de l’assemblée générale, afin de limiter le nombre d’attestations en date du jour qui seront demandées.
- indiquer dans l’attestation ce qui n’est pas encore disponible (plutôt que de rester muet), avec un plan pour compléter ces éléments dans un futur proche.
- ne pas interpréter ni conseiller à l’acheteur ou au vendeur : le syndicat ne doit fournir que les informations, et laisser le devoir de conseil aux professionnels de la transaction.
- exiger des honoraires pour la mise à jour d’une attestation à émettre dans un délai de 15 jours si le courtier ou le vendeur en fait la demande, afin de sécuriser le travail à réaliser.
- imposer des frais supplémentaires lorsque des documents doivent être produits en urgence pour dissuader les pressions indues et forcer les acteurs à respecter les délais normaux prévus par la loi.
Si des syndicats et gestionnaires adoptent dès maintenant cette posture, la transition entre DRCOP et attestation sera plus fluide et le marché ajustera ses procédures pour que les relations entre les intervenants puissent redevenir agréables et cessent d’être conflictuelles, comme ce fut le cas dans les derniers mois alors que la DRCOP était massivement demandé par les courtiers, souvent dans des délais irréalistes.
Conclusion : vers une redéfinition de l’information en copropriété
L’arrivée de l’attestation du syndicat — issue d’un cadre réglementaire connu — marque un tournant dans la transparence des transactions en copropriété. Elle permet de clarifier ce qu’un vendeur doit obtenir du syndicat, d’uniformiser l’information partagée, de réduire les redondances, de canaliser les responsabilités, et de limiter les risques pour les syndicats.
Ceci ne signifie pas que la DRCOP disparaîtra du jour au lendemain — notamment dans les phases transitoires — mais son rôle de formulaire « par défaut » est voué à s’estomper et les courtiers qui voudront continuer à les faire remplir par les syndicats, alors que le travail de vérification est techniquement le leur, pourrait éventuellement devoir en assumer directement les coûts de production.
Elise Beauchesne, CPA, Adm.A
Présidente Directrice générale
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