Mercredi 22 mai 2019

Projet de loi 16 : carnet d’entretien – les risques de faire une loi avec un concept de gestion

Une fois qu’on comprend ce qu’est un carnet d’entretien, soit une recette d’entretien d’un immeuble, on comprend également qu’il implique de colliger beaucoup d’informations pour ensuite être en mesure de faire des choix qui seront en fonction de notre budget et de notre appréciation des risques, le tout afin d’établir la recette optimale qu’on mettra en oeuvre.

Voici une analyse qui expose quelques pistes de réflexion sur les risques qu’impliquent d’imbriquer dans la loi une obligation qui devrait plutôt se vouloir une bonne pratique de gestion

L’entretien préventif d’un bâtiment : Une question de choix

C’est une chose de vouloir inciter les syndicats à mettre de l’argent sur l’entretien préventif d’un bâtiment et, sur ce point, je suis complètement favorable.  En effet, à titre de gestionnaire d’immeuble, je suis en faveur de l’entretien préventif qui permet de prolonger la durée de vie des équipements et assurer une stabilité dans le niveau de confort des résidents. Par contre, la stratégie d’entretien préventif est souvent une question de choix qui découlent de notre appréciation de divers facteurs tels que :

• les obligations réglementaires;
• le niveau de confort désiré;
• la redondance des équipements;
• le niveau de criticité des équipements;
• l’âge des équipements;
• le coût des équipements;
• leur facilité d’entretien, etc.

Dans toutes les sphères de l’immobilier (commercial, locatif, institutionnel, etc.), lorsqu’on met en place un carnet d’entretien, il est impératif de faire des choix pour déterminer le niveau d’entretien qui sera fait, car l’entretien préventif à un coût et parfois il n’est pas justifiable ou utile de le faire. Ces choix sont discutables, car dès qu’il est question de choix, il peut y avoir des opinions divergentes, lesquelles peuvent toutes être valables selon l’angle d’analyse et notre appréciation des différents facteurs.

Le risque de faire des choix dans la stratégie d’entretien

Dans les autres sphères de l’immobilier, il est relativement peu risqué d’établir la stratégie d’entretien puisqu’il y a une seule entité juridique qui détient le bien et que les risques de différends en cas de mauvaise surprise (un équipement brise et doit être remplacé avant le terme malgré l’entretien réalisé) sont bien moindres. Par contre, probablement que la stratégie d’entretien qui est préparée est entérinée par les décideurs avant d’être mise en œuvre.

Toutefois, en copropriété, ce qui risque de se produire en cas de bris avant le terme sera que certaines personnes voudront engager la responsabilité des administrateurs si l’entretien n’a pas été fait exactement tel que décrit au carnet d’entretien, d’autant plus si le projet de loi 16 exige que le syndicat maintienne un carnet des entretiens faits et à faire (comme il est actuellement proposé dans le projet de loi 16).  C’est à cet égard qu’il deviendra très risqué d’être administrateur ou très coûteux d’habiter en copropriété, car il n’y aura plus de flexibilité pour faire des choix d’entretien censés comme cela est le cas pour les autres secteurs de l’immobilier. En condo, il suffit d’un copropriétaire qui aura une vision différente de ce que doit représenter l’entretien préventif d’un bâtiment pour rendre la vie du conseil d’administration infernale. C’est ça le danger de faire trop de lois dans le monde de la copropriété sur des sujets qui sont une question d’opinion. 

En copropriété, il y a autant de vision qu’il y a de copropriétaires.  Par ailleurs, il y a beaucoup de visions opportunistes et changeantes.  En effet, souvent les copropriétaires sont tous d’accord pour limiter l’entretien à un niveau raisonnable jusqu’au jour où on annonce une cotisation additionnelle pour remplacer un équipement puisqu’une malchance est survenue.  Alors là on cherche un fautif à blâmer pour ne pas avoir à payer et c’est là que le conseil d’administration sera visé s’il fait des choix de ne pas suivre à la lettre le carnet d’entretien réalisé par un professionnel.

Hausse inutile des coûts d’entretien pour « se protéger les fesses »

Comme gestionnaire, nous établissons la stratégie d’entretien lors de chacun des exercices budgétaires et c’est à ce moment que des choix sont faits en collaboration avec le conseil d’administration et en tenant compte des budgets disponibles. Évidemment, avoir accès à un carnet d’entretien fait par un professionnel du bâtiment serait utile pour alimenter la discussion et faire des choix éclairés. Par contre, mon enjeu est beaucoup sur le risque qu’implique de faire des choix qui ne plairont pas à certaines parties prenantes risquant de créer des litiges et d’ouvrir la responsabilité des administrateurs qui auront fait ces choix de bonne foi.

Je m’explique. Dans la vie, tout le monde veut se protéger professionnellement pour éviter des réclamations liées à une mauvaise information ou un travail mal fait. Cette réalité est vraie pour le manufacturier qui fournit un équipement et qui propose un niveau d’entretien optimal qui va parfois au-delà du nécessaire pour limiter ce qu’il va débourser sous garantie, comme cela sera vrai pour le professionnel qui fera le carnet d’entretien et qui ne veut pas se faire reprocher d’avoir fourni la mauvaise information lorsque le fournisseur l’ayant installé et le manufacturier diront que la garantie ne s’applique pas puisque l’équipement n’a pas été bien entretenu. Ainsi, dans un rapport de carnet d’entretien fait par un professionnel, on peut s’attendre à ce qu’ils penchent du côté de la prudence pour éviter qu’en cas de pépin, on ne se tourne vers eux avec une réclamation. Cette réalité à un coût, car cela implique que ce qui sera proposé dans les carnets d’entretien sera probablement plus prudent que ce qui est réellement requis eu égard au niveau de risque et aux coûts que pourrait représenter un éventuel bris.  C’est là que le jugement de celui qui doit appliquer le carnet d’entretien entre en ligne de compte. Il doit s’inspirer des recommandations et explications du professionnel pour faire des choix. C’est d’ailleurs pour la qualité de ce jugement qu’il serait utile d’avoir des gestionnaires professionnels pour accompagner les immeubles de plus grandes tailles et plus complexes dans ce processus.

Le danger du carnet des entretiens réalisés lorsqu’il fera partie du registre du syndicat

Toutefois, le projet de loi 16 veut aller plus loin que de simplement forcer le conseil d’administration à réaliser un carnet d’entretien pour s’assurer qu’il ait accès à l’information utile au moment de faire son budget.  En fait, on veut également forcer les syndicats à tenir un registre des entretiens réalisés, lesquels feront partie du carnet d’entretien.

Selon la manière dont cela sera implanté par le règlement qui viendra compléter la loi, cela pourrait être problématique puisqu’il est également prévu que le carnet d’entretien fasse partie du registre du syndicat. Cela fait en sorte que tous les copropriétaires pourront demander à tout moment de consulter ce document du registre, lequel sera évolutif puisque les entretiens faits devraient venir s’y greffer. Il faudra donc être très prudent sur la façon dont on exigera de documenter les entretiens faits.

Une solution pour mettre en œuvre le carnet d’entretien, tout en limitant les risques de litiges qui impliqueront des administrateurs

Le problème aujourd’hui est que ces choix dans la stratégie d’entretien du bâtiment ne sont pas toujours expliqués aux copropriétaires et que ceux-ci ne sont pas toujours conscients des risques. Normalement, l’entretien implique des coûts qui sont reflétés dans les états financiers du syndicat et qui sont expliqués en assemblée annuelle.

En effet, chez SolutionCondo, notre charte comptable est très détaillée justement pour nous permettre de couvrir tous les entretiens que nous souhaitons recommander au conseil d’administration et faciliter la compréhension des copropriétaires en assemblée. Il est donc plus facile pour nos gestionnaires d’expliquer le détail des entretiens faits lorsqu’ils présentent annuellement les états financiers, lors de la reddition de comptes qui se fait à l’assemblée annuelle.  Les états financiers sont d’ailleurs, des documents accessibles des copropriétaires et habituellement remis aux éventuels acheteurs qui peuvent alors avoir une bonne idée de l’entretien courant réalisé sur le bâtiment. En quelque sorte c’est au travers des états financiers qu’on explique les entretiens faits, donc nul besoin de maintenir un carnet spécifique à cet effet.

Considérant que le niveau de détails des états financiers varie d’un immeuble à l’autre et qu’il y a souvent des regroupements lorsque les états financiers sont présentés par un professionnel comptable (audit, examen, etc.), et qu’il est alors plus difficile d’apprécier le niveau d’entretien, il serait possible, selon nous, d’amener l’idée de présenter une note aux états financiers ou une annexe à l’avis de convocation de l’assemblée annuelle pour faire état de la stratégie d’entretien réalisée.

Ainsi, si on insiste pour aller plus loin dans la loi, il serait possible de forcer les syndicats à faire état annuellement du plan d’entretien réalisé pour les 3 dernières années et de celui proposé pour l’année à venir afin que les acheteurs aient accès facilement à l’information. Cela pourrait prendre la forme d’une annexe à joindre à l’avis de convocation à l’assemblée annuelle et qui pourrait ensuite être jointe au procès-verbal et au carnet d’entretien.

Cela impliquerait relativement peu de travail et permettrait de faire le point une fois par année, soit au moment de préparer les budgets et l’assemblée annuelle. De plus, si des choix avaient été faits de ne pas suivre à la lettre le carnet d’entretien établi par le professionnel, l’information serait communiquée à tous les copropriétaires lors de l’assemblée. Le débat à savoir si la stratégie d’entretien est adéquate pourrait ainsi avoir lieu en assemblée annuelle puisque toutes les informations pour tenir cette discussion seraient disponibles aux personnes intéressées à le faire (carnet des entretiens à faire faisant partie du registre du syndicat et note sur la stratégie d’entretien retenue faisant partie des documents de convocation d’une assemblée annuelle) et tout comme pour le budget annuel, il pourrait relever du conseil d’administration d’adopter le plan d’entretien suivant la consultation de l’assemblée. Ainsi, une personne qui n’est pas satisfaite de la vision des administrateurs quant à l’entretien aurait toujours la possibilité de se proposer à titre d’administrateur afin d’être élue au conseil.  Cela aurait pour grand bénéfice de limiter le risque que prendrait le conseil d’administration sur les choix qu’il fera au niveau du plan d’entretien et ainsi éviter des litiges potentiels.

En conclusion

Le concept de carnet d’entretien est tout nouveau pour la copropriété et il commence à émerger simplement dû au fait que de plus gros immeubles se construisent depuis les 5 ou 6 dernières années, rendant nécessaire ce type de planification pour bien gérer ces bâtiments.  Chez SolutionCondo, nous nous sommes dotés d’outils technologiques à même notre logiciel de gestion web afin d’arriver à structurer efficacement les informations qu’on obtenait ou qu’on colligeait sur un immeuble pour la rendre utilisable dans le cadre de la gestion, car selon nous, un carnet d’entretien est le cumul de plusieurs documents qui permettent, en définitive, d’établir la recette d’entretien d’un immeuble. Toutefois, la documentation du carnet d’entretien est un processus long et évolutif que nous peaufinons avec nos clients sur l’espace de 2 ou 3 années.  Il faut être conscient que c’est beaucoup de travail.

En somme, nous sommes favorables à ce que l’industrie travaille à mettre en œuvre un carnet d’entretien, mais tel qu’exposé précédemment, nous sommes bien loin d’être prêt à en faire une loi qui va créer des obligations et des coûts inutiles du fait que la majorité des syndicats de copropriété ne sont pas équipés pour le réaliser efficacement et à un coût raisonnable.  Toute une industrie doit encore maturer et évoluer pour rendre cela possible. Même les professionnels doivent faire évoluer leurs prestations de services à cet égard pour remettre un outil de travail qui sera fonctionnel pour les syndicats.

Allons-y donc par étape et commençons simplement à promouvoir cette pratique au sein de l’industrie pour qu’on puisse faire émerger des « meilleures pratiques » qui rendront ensuite possible d’implanter le carnet d’entretien à la grandeur du parc immobilier.

Un dernier conseil pour la ministre de l’habitation et les légistes

Le projet de loi 16 devrait être axé uniquement sur le fait de corriger des articles du Code civil actuellement mal rédigés ou inadaptés au fonctionnement juridique et de rendre disponibles les informations utiles au conseil d’administration et aux copropriétaires pour qu’ils puissent prendre des décisions éclairées, notamment dans la gestion de leurs immeubles. Nous sommes confiants qu’en aillant accès aux informations, les syndicats et les parties prenantes de l’industrie sauront en faire bon usage et ainsi corriger certains des enjeux vécus actuellement par les plus vieux immeubles.

La copropriété étant un mode d’habitation privé et collectif, je crois que le rôle de l’état est de s’assurer que les informations requises à la prise de décision soient disponibles, mais de laisser les mécanismes de démocratie des immeubles en copropriété (l’assemblée et le conseil d’administration) opérer, car ce que le législateur croit bon pour l’un ne convient sans doute pas à un autre et qu’il est impératif que le conseil d’administration puisse avoir de la flexibilité dans la réalisation de son travail de gestion. Toutefois, il est impératif, lorsque possible, de limiter le nombre d’obligations additionnelles qu’on impose aux conseils d’administration, car beaucoup d’entres eux demeurent des bénévoles dont le temps est limité et qui ne veulent pas prendre le risque de se faire poursuivre pour un travail qu’ils font de bon coeur et de bonne foi.  Si on veut qu’ils continuent à s’impliquer il faut maintenir un cadre qui y soit favorable.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
SolutionCondo