Dimanche 10 avril 2016

Sans cadre, c’est le chaos : constance et rigueur sont de mise

Plusieurs syndicats de copropriété ont de la difficulté à se faire payer les pénalités pour infraction à la déclaration de copropriété par les gens qui ne respectent pas les règles de vie commune, car les copropriétaires ne cessent de les contester et, à bout de nerfs, le conseil d’administration préfère plier et retirer les pénalités ou bien décidera de les laisser “dormir” dans le compte du copropriétaire jusqu’à ce qu’il vende son unité.  Cela est malheureusement une très mauvaise pratique, car le mauvais message est alors lancé à tous les copropriétaires négligents de votre immeuble qu’il n’y aura, voire peu de conséquences à ne pas respecter les règles.

La déclaration de copropriété est en quelque sorte la bible des règles à respecter pour que la vie en copropriété demeure harmonieuse.  Si les gens font fi de ces règles, le climat peut vite se détériorer dans les aires communes, surtout lorsqu’il y a plusieurs installations collectives telles que piscines, gym, etc. Comme dans n’importe quel environnement, sans cadre ou règles cela devient vite le chaos.  C’est vrai avec vos enfants lorsque vous êtes à la maison, c’est vrai dans votre environnement de travail, et c’est aussi vrai en copropriété.  Plusieurs le disent : “lorsqu’on donne un pouce, certains prennent un pied et d’autres encore prennent parfois des kilomètres”.  Il faut donc appliquer avec constance et rigueur les règlements de l’immeuble et que ceux-ci reflètent ce que désirent les copropriétaires comme milieu de vie.

Mais comment faire pour stopper ces indénombrables échanges houleux avec les copropriétaires (ou leurs locataires) lorsque vient le temps d’appliquer un règlement et que le syndicat décide d’envoyer un avis d’infraction avec pénalité ?  Voici quelques règles pour simplifier votre vie :

1. sensibilisez vos copropriétaires par rapport aux règlements importants afin d’éviter les infractions par ignorance.  On dit que nul n’est censé ignorer la loi, mais on s’entend tous pour dire que la déclaration de copropriété n’est pas la lecture de chevet nécessairement privilégiée par une majorité de copropriétaires.  Il est donc important de répéter, répéter et répéter les règlements afin d’espérer minimiser les infractions. À cet effet, vous pouvez le faire sous diverses formes (manuel du copropriétaire, mémos à tous dans les ascenseurs ou par email, point en assemblée, etc.) ;
2. le syndicat doit avoir adopté 2 règlements très importants :
   • règlement de pénalités en cas d’infraction, lequel comprend le concept de progression raisonnable dans les sanctions ;
   • règlement pour refacturer les frais encourus pour faire respecter la déclaration de copropriété (judiciaire, comptable, gestion, etc.) afin d’éviter que ce soit la collectivité qui doive payer la note pour les gestes d’une personne qui ne se conforme pas aux règles ;
3. ayez des preuves (vidéo, témoins, photos, etc.) pour étayer votre affirmation d’infraction
   • Si votre preuve est un témoignage, assurez-vous de la crédibilité du témoin et validez avec ce dernier s’il est prêt à aller témoigner en Cour advenant la contestation de l’infraction par le fautif ;
4. expliquer l’offense verbalement.  Lors d’une première offense, tentez raisonnablement de contacter la personne fautive pour lui expliquer la raison d’être du règlement envers lequel il est en défaut et l’aviser qu’une note sera mise à son dossier pour ladite infraction (cette étape n’a pas nécessairement besoin d’être réalisée à une seconde offense à une même règle) ;
5. restez calme. Si la personne fautive vous contacte par téléphone, écoutez sa version des faits et déterminer s’il est possible qu’il y ait eu une erreur quant à la faute commise (ex: vous vous êtes trompé d’unité de condo pour le balcon qui sert de second casier d’entreposage) et s’il peut y avoir erreur, tentez d’éclaircir la situation et corrigez vos registres au besoin ;
6. soyez respectueux dans les échanges (par écrit ou au téléphone), même si le copropriétaire ayant commis l’infraction ne l’est pas, car le fait de monter le ton n’aidera pas à la résolution de la situation ;
7. allez à la Cour des petites créances.  Si vous n’arrivez pas à vous entendre avec le fautif, expliquez les étapes qui suivront et les coûts qui y seront associés si le syndicat doit se rendre devant le tribunal pour régler la situation, puis stoppez les discussions et proposez de résoudre la situation devant la Cour des petites créances ;
8. faites ce que vous dites. Là, c’est vraiment une question de crédibilité et c’est d’autant plus important lorsque l’on parle d’un grand immeuble avec beaucoup d’unités en location.

Normalement, vous devriez avoir peu à vous rendre jusqu’à l’étape 7.  Cependant, si c’est le cas, allez jusqu’au bout et une fois le jugement rendu en faveur du syndicat sur une infraction donnée, soyez assurés que les infractions de même nature devraient vous demander beaucoup moins d’énergie pour se régler.  En effet, l’information circulera dans l’immeuble à l’effet que le syndicat est sérieux dans son application des règles.

En cours de route, n’oubliez jamais que l’objectif de toute cette démarche est que les règles du jeu soient respectées pour le bien-être collectif.  Il faudra donc parfois ajuster un peu la recette présentée ci-dessus, car il y aura parfois des situations ou des contextes particuliers à prendre en compte…mais disons simplement que c’est une bonne recette de base.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Associée-fondatrice
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999